AbteilungsassistentIn

Description du poste AbteilungsassistentIn à Suisse

40%Justiz- und Sicherheitsdepartement, Rettung, Militär und Zivilschutz01.03.2026, befristet bis 28.
Februar 2027Ihre Aufgaben
Ablegen und Kontrolle der Dokumente:
Zu Ihren Aufgaben gehört die sorgfältige Kontrolle von Arbeitsrapporten und Lieferscheinen auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Sie stellen eine strukturierte und ordnungsgemässe Ablage in digitalen sowie physischen Systemen sicher und sorgen dafür, dass alle Unterlagen jederzeit nachvollziehbar und leicht auffindbar sind
Unterstützungsarbeiten:
Sie unterstützen den Teamleiter umfassend bei administrativen Tätigkeiten im Rahmen von Projektarbeiten, übernehmen organisatorische Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Dabei bereiten Sie Unterlagen vor, führen Protokolle bei Sitzungen und stellen sicher, dass Informationen strukturiert erfasst und weiterverarbeitet werden.
Dokumentenpflege:
Sie erstellen Übersichten und Listen zur Unterstützung interner Abläufe und zur besseren Nachvollziehbarkeit von Informationen, überarbeiten bestehende Dokumente und sorgen für deren laufende Pflege.
Zudem bereiten Sie Auswertungen auf und stellen relevante Daten übersichtlich dar
Qualitätsmanagement:
Sie dokumentieren Arbeitsabläufe und erstellen Arbeitsanleitungen sowie Arbeitsbeschreibungen gemäss vorgegebenen Richtlinien.
Dabei überprüfen und aktualisieren Sie bestehende Dokumentationen, sorgen für eine einheitliche Struktur und stellen sicher, dass alle Unterlagen verständlich, vollständig und aktuell sind.
Zudem arbeiten Sie eng mit den zuständigen Fachpersonen zusammen, um Prozesse korrekt und praxisnah abzubilden.
Ihr Profil
Erfahrung:
Fundierter Erfahrung in der administrativen Unterstützung, insbesondere im strukturierten Umgang mit digitalen und physischen Dokumenten.
Idealerweise bringen Sie Erfahrung in der Erstellung von Übersichten, Listen und einfachen Auswertungen mit und arbeiten dabei stets sorgfältig, organisiert und termingerecht.
Zudem erwarten wir Kenntnisse im Qualitätsmanagement (QM), inklusive der Erstellung von Flussdiagrammen und Arbeitsbeschreibungen, sowie sehr gute PC-Kenntnisse, um administrative Prozesse effizient zu unterstützen.
Persönlichkeit:
Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die durch Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten überzeugt.
Sie zeichnet sich durch ein hohes Verantwortungsbewusstsein aus, packt Aufgaben proaktiv an und bringt eigene Ideen zur Optimierung von Abläufen ein.
Zudem behält sie auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und sorgt dafür, dass Aufgaben termingerecht und mit höchster Sorgfalt erledigt werden.
Ausbildung:
Kaufmännische Ausbildung mit eidg.
Fähigkeitszeugnis oder gleichwertige Ausbildung.
Sprache:
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Einblick in unsere Arbeit
Die Rettung als Bereich des Justiz- und Sicherheitsdepartements umfasst die Feuerwehr, Sanität, Militär und Zivilschutz sowie die Einsatzunterstützung.
Sie setzt sich mit diversen Aufgaben für die Sicherheit und die Gesundheit der Bevölkerung ein.
Insgesamt engagieren sich rund 300 Mitarbeitende - sie leisten Erstversorgung bei gesundheitlichen Problemen, intervenieren bei Bränden und weiteren Ereignissen zum Schutz von Mensch, Tier, Umwelt und Sachwerten und erbringen diverse Querschnittsdienstleistungen.
Alle diese Tätigkeiten kommen den Menschen in Basel-Stadt und der Region direkt zugute.
Profitieren Sie von den Leistungen der Pensionskasse Basel-Stadt
Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.
Bringen Sie Ihre Persönlichkeit ein
Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.
Vereinbaren Sie Ihren Beruf mit Ihrem Privatleben
Wir unterstützen Sie dabei bestmöglich mit Gleitzeit, Teilzeit und Homeoffice bis hin zu Jahres- und Vertrauensarbeitszeit sowie Jobsharing-Möglichkeiten.
Zählen Sie auf uns, auch wenn es mal nicht rund läuftdank einem professionellen Care Management und einer hundertprozentigen Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall während des gesamten Arbeitsverhältnisses.
Wählen Sie einen Arbeitgeber mit einheitlichen und fairen Regeln
Bei uns zählen Aufgaben, Kompetenzen, Ausbildungen und Erfahrung für die Festsetzung und Entwicklung Ihres Lohnes.
Nutzen Sie Ihre Talente und Ihr Potenzial
Wir unterstützen Ihr berufliches Vorankommen mit einer Vielzahl von Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten über alle Lebensphasen hinweg.
Ihr Kontakt
Fragen zur Funktion
Marc Uhlmann
Teamleiter Infrastruktur
Tel. 061 316 70 94Fragen zu Ihrer Bewerbung
Tom Koch
Senior HR Business Partner
Tel. 061 267 70 13Vielseitig.
Arbeiten für Basel-Stadt.
Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam:
Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen.
So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen.
Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie Ihre Möglichkeiten.
Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!