BARNICKEL & FELLOWS

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    "title": "Personal Assistant Family Office |Business, Household, Projects & LifeStyle 100%",
    "description": "Unser Auftraggeber ist ein etabliertes Single-Family-Office mit Sitz in Zürich. Der Schwerpunkt liegt auf der Beteiligungs- und Vermögensverwaltung sowie der Unterstützung der Familie bei privaten Anliegen. Zur Verstärkung des Teams suchen wir eine integre und diskrete Persönlichkeit. Der Stellenantritt ist für Oktober 2026 vorgesehen.\nIm Mittelpunkt steht der Support – mit Fokus auf ein Mitglied der Principal-Familie – im privaten wie im geschäftlichen Alltag. Zusammen mit einer weiteren Person bilden Sie ein verlässliches Assistenzduo, das mit organisatorischem Geschick sämtliche Abläufe vorausschauend steuert und sicherstellt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. Sie arbeiten Hand in Hand, tauschen sich kontinuierlich aus und vertreten einander. Statt klar abgegrenzter Zuständigkeiten stellen Sie gemeinsam sicher, dass Aufgaben nahtlos ineinandergreifen – sozusagen Betreuung aus einem Guss. Dafür braucht es kontinuierliche Abstimmung sowie ein übereinstimmendes Qualitäts- und Serviceverständnis. Sie verstehen sich als Partner auf Augenhöhe, denken füreinander mit und sorgen dafür, dass Know-how, Informationen und Entscheidungen jederzeit lückenlos weitergegeben werden. Sie wissen, dass sich der Alltag in diesem Umfeld nicht immer an festen Bürozeiten orientiert. Entsprechend flexibel reagieren Sie auf wechselnde Anforderungen und bringen sich bei Bedarf auch ausserhalb der üblichen Arbeitszeiten ein. Sie bewegen sich dabei zwischen den Anwesen und dem Office in Zürich.\nSie üben Ihren Beruf mit Leidenschaft aus und handeln mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität. Privates und Geschäftliches greifen nahtlos ineinander, weshalb kaum ein Tag dem anderen gleicht. Daher sind Eigeninitiative und die Fähigkeit, rasch zwischen Themen zu «switchen», essenziell. Mit Gelassenheit und einem sicheren Urteilsvermögen behalten Sie auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und finden für grosse wie kleine Herausforderungen überzeugende Lösungen. Der Arbeitsalltag in dieser Position unterscheidet sich von dem einer Assistenzfunktion im Konzern- oder KMU-Umfeld. Erfahrung als Personal Assistant in einem Family Office ist daher eine wesentliche Voraussetzung. Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Übersicht:\nVorausschauendes Termin- und Kalendermanagement; zuverlässige Nachverfolgung von Pendenzen und Fristen.\nPlanung und Organisation von Reisen für die Familie, inklusive Flügen, Hotels, Visa, Transfers und Fahrerdisposition.\nE-Mail-Korrespondenz, Bearbeitung des WhatsApp-Group-Channels.\nPflege und Aktualisierung des Kontaktnetzwerks in der Datenbank.\nVerwaltung und Ablage vertraulicher Unterlagen.\nHousehold-Management & Private Affairs\nFührung des Hauspersonals inkl. Rekrutierung, professionelle Einführung neuer Mitarbeitender, Einsatz- und Ferienplanung, Überwachung des Haushaltsbudgets und der laufenden Ausgaben.\nOrganisation privater Anlässe (sporadische Einsätze am Abend oder am Wochenende).\nVerwaltung der Fahrzeuge, bspw. Planung von Wartungs- und Serviceterminen sowie allgemeine Administration.\nPersönliche Besorgungen, Einkauf von Geschenken.\nAbwicklung von Rücksendungen, Reklamationen, Kreditkartenabrechnungen und MwSt.-Rückforderungen sowie Klärung von Anliegen mit Behörden, Banken und externen Dienstleistern.\nGelegentliche Fahrdienste innerhalb der Schweiz sowie gelegentliche Begleitung auf Reisen.\nImmobilienbetreuung & Projekte\nBetreuung der Liegenschaften sowie der Umgebung, Steuerung von Instandhaltungsprojekten; Vertretung des Principals bei Versammlungen der Eigentümergemeinschaften.\nKoordination von Unterhaltsarbeiten; Einholen und Vergleichen von Offerten; Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern.\nKoordination von Wartungs- und Serviceterminen.\nÜberwachung technischer Einrichtungen wie bspw. Smart-Home-, Sicherheits- und audiovisuelle Systeme.\nRechnungsprüfung und Plausibilisierung.\nOrganisation und Überwachung von Sonderprojekten, bspw. Inventarerfassungen, Organisation des Deko-Lagers.\nIhr Profil | Fachliche & persönliche Voraussetzungen\nEin Bachelorabschluss an einer FH/Universität oder einer renommierten Hotelfachschule (z. B. EHL, SHL) oder eine vergleichbare Weiterbildung (CAS).\nMehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem Family Office.\nSie behalten auch bei hoher Komplexität den Überblick und können Prioritäten unter Zeitdruck oder bei kurzfristig sich ändernden Bedingungen sicher setzen.\nSelbständige, präzise Arbeitsweise und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein. Sie haben Freude daran, Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen. Dabei prägt ein erstklassiges Serviceverständnis Ihr tägliches Handeln.\nSouveränes, gewinnendes Auftreten und ausgeprägte Sozialkompetenz. Sie führen das Personal motivierend und mit natürlicher Autorität.\nSicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie den gängigen digitalen Arbeitsmitteln, insbesondere im Kalender- und E-Mail-Man",
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