Adjoint-e du Service académique pour la formation doctorale, formation continue et échanges (90%)

Poste a pourvoir : Adjoint-e du Service académique pour la formation doctorale, formation continue et échanges (90%) -- CH -- EPFL.

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la cherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de emploi exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.
Adjoint-e du Service académique pour la formation doctorale, formation continue et échanges (90%)
Mission
L'EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 18'500 personnes, dont près de 14'000 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.
Dans un contexte dynamique et en constante évolution, le Service académique de l'EPFL recherche un-e Adjoint-e à la cheffe du Service académique pour la formation doctorale, la formation continue et les échanges d'étudiant-es.
Sous la responsabilité directe de la cheffe de service, l'adjoint-e gère 3 domaines: le bureau du doctorat (5 personnes), le bureau de la formation continue (2 personnes) et l'Office de la mobilité (5 personnes). L'adjoint-e joue un rôle clé dans l'encadrement des équipes, le maintien de l'excellence opérationnelle, ainsi que dans l'application et l'évolution du cadre juridique.
Principales tâches et responsabilités
Pilotage et gestion
• Encadre et accompagne les 3 équipes, en favorisant la collaboration et l'amélioration continue.
• Définit les objectifs opérationnels et veille à leur réalisation.
• Conduit des projets transversaux impliquant plusieurs parties prenantes.
• Accompagne les équipes dans les évolutions organisationnelles, réglementaires et technologiques.
• Favorise l'adhésion aux changements en développant une communication claire et une approche participative.
Bureau du doctorat
• Supervise les processus administratifs liés à la gestion des études doctorales, notamment pour les candidatures, les immatriculations, la gestion des plans d'études et des inscriptions aux cours, les examens oraux et soutenances publiques, ainsi que l'émission des diplômes et des prix.
• Collabore étroitement avec l'Ecole doctorale et les programmes doctoraux.
• Garantit la bonne application des règlements et directives relatifs aux études doctorales.
• Assure le suivi des dossiers complexes et accompagne la résolution des situations particulières en collaboration avec l'Ecole doctorale.
Bureau de la formation continue
• Supervise les processus administratifs liés à la gestion des études certifiantes de formation continue, notamment pour les candidatures, les immatriculations, la gestion des plans d'études, ainsi que l'émission des diplômes.
• Garantit la bonne application des règlements et directives relatifs aux études certifiantes de formation continue.
Office de la mobilité
• Supervise les processus administratifs liés à la mobilité académique entrante et sortante des étudiant-es de Bachelor et de Master participant à des programmes internationaux d'échange.
• Supervise les processus administratifs relatifs à l'accueil et au suivi des étudiant-es et doctorant-es visiteurs effectuant un projet de recherche au sein des laboratoires de l'EPFL.
• Veille à la mise en œuvre et au suivi des processus, règlements et exigences du programme Erasmus+.
• Assure le pilotage et le suivi du budget des bourses de mobilité.
• Représente l'EPFL au sein de réseaux professionnels et groupes d'experts traitant des questions de mobilité académique.
Transformation numérique et amélioration continue
• Pilote les projets de digitalisation et d'automatisation des processus liés au doctorat, à la formation continue et à la mobilité.
• Contribue à l'évolution des systèmes d'information académiques en collaboration avec les services informatiques et les parties prenantes.
• Identifie les opportunités d'innovation et d'optimisation des processus administratifs.
Profil
• Formation universitaire de niveau Master.
• Expérience confirmée dans un environnement académique ou administratif complexe.
• Compétences avérées en gestion d'équipe.
• Expérience dans la conduite « métier » de projets informatiques et l'analyse de besoins.
• Maitrise parfaite de l'anglais et du français (minimum niveau C1) et bonnes connaissances en allemand (minimum B2).
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
• Sens aigu du service au public.
• Excellentes compétences dans la communication et les relations interpersonnelles.
Nous offrons
• Un environnement de activite international de haut niveau et stimulant
• Des équipes dynamiques jouant un rôle-clé au sein de l'école
• Une formation continue de qualité
Informations
Date d'entrée en fonction : 01/11/2026 ou à convenir
Taux d'occupation : 90,00
Type de contrat : CDI
Délai de postulation : 2 août 2026
Référence : 2329
Dossier : seuls les dossiers complets seront pris en considération (lettre de motivation, CV, diplômes et certificats de metier)
Contact
Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de Mme Nathalie Cheseaux par courrier électronique
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