Administrateur-trice gestionnaire au Service de médecine intensive adulte

Administration
Administrateur-trice gestionnaire au Service de médecine intensive adulte
Le Service de médecine intensive adulte (SMIA) recherche une-e Administrateur-trice gestionnaire/Secrétaire de Direction avec fonction d'encadrement, en CDI à 80%, de suite ou à convenir.
Contexte
Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.
Le Service de médecine intensive adulte (SMIA) assure la prise en charge clinique de tous les patients adultes médicaux et chirurgicaux du CHUV nécessitant des prestations de médecine intensive. Il assume tant un rôle d'hôpital universitaire (médecine hautement spécialisée, prises en charge complexes), avec des missions prioritaires à caractère supracantonal comme les grands brûlés et les transplantés cardiaques ou pulmonaires, qu'un rôle de proximité pour les patients de la région lausannoise.
Mission
Vous assurez la gestion administrative, organisationnelle et financière du service en soutenant le Chef de service dans ses activités et participez aux séances de direction
Vous encadrez le personnel administratif du service en assumant la conduite d'équipe des secrétaires des médecins chefs et des secrétaires médicales et de desk du service
Vous fixez les objectifs, réalisez les entretiens annuels d'évaluation et gérer les situations sensibles, tout en mobilisant les ressources pour les faire évoluer. Vous collaborez étroitement avec les RH départementales pour toute situation particulière ayant trait à la gestion du personnel administratif du service
Vous assurez un soutien aux secrétaires médicales et de desk lors des situations sensibles des familles de patients qui visitent leur proche dans le service
Vous assistez le Chef de service dans ses différentes activités et gérez la planification des séances, congrès et tout autre évènement, tout en assurant le suivi des échéanciers et en définissant les priorités
Vous participez activement au développement du service ainsi qu'à la définition et à la mise en oeuvre des objectifs stratégiques (organisation des groupes de travail, réflexion sur le soutien administratif, rédaction de documents de référence)
Vous soutenez le Chef de service dans la tenue et le suivi des dossiers des médecins cadres et de leur formation continue
Vous définissez, mettez à jour et appliquez les processus et procédures internes et externes (management qualité, suivi des indicateurs, organisation des audits internes et externes).
Profil
Vous possédez un CFC d'employé-e de commerce ou un titre jugé équivalent, ainsi qu'une Maturité fédérale
Vous bénéficiez d'une formation en management, en coaching ou conduite d'équipe
Vous avez d’excellentes connaissances Windows MS Office
Vous faites preuve d’aisance dans l'expression verbale et écrite
Vous disposez d’excellentes capacités de communication et appréciez travailler en autonomie
Vous avez une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de l'administration publique et d'au moins 3 ans dans la gestion d'un secrétariat avec conduite d'équipe
Vous faites preuve d'entregent, d'écoute et de diplomatie
Vous pratiquez et comprenez l'anglais et/ou l'allemand, ce qui constitue un atout
Vous possédez un sens inné de la rigueur ainsi que la connaissance des directives internes
Nous offrons
Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier:
De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels
Contact et envoi de candidature
Contact pour informations sur la fonction : Professeur Antoine Schneider, Médecin Chef de Service a.i. : 021 314 16 32.
Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce.
En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure comment postuler en ligne. Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à
E-Mail schreiben
, soit par téléphone au 021 314 85 70
Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.
Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.