Administrative Assistentin Programmsekretariat (m/w/d) (50-70 %)

Rejoignez le Kinderspital Zürich en tant qu'Assistante Administrative (50-70%). Opportunité flexible dans un environnement stimulant.
Tâches
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Assister à la coordination et à la gestion administrative quotidienne.
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Organiser des réunions et gérer les plannings internes et externes.
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Soutenir les processus financiers, y compris la gestion des factures.
Compétences
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Formation en administration ou domaine pertinent, débutants acceptés.
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Compétences organisationnelles et capacité à prioriser les tâches.
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Maîtrise des outils MS Office et bonnes compétences en communication.
Contrat à durée déterminée de 2 ans
Employeur Hôpital pour enfants de Zurich
L'Hôpital pour enfants de Zurich est avec environ 3'000 collaborateurs le plus grand hôpital universitaire pour enfants de Suisse et l'un des centres leaders en médecine pédiatrique et de l'adolescent en Europe. Ce qu'il y a de plus grand au "Kispi", ce sont les petits : jusqu'à 100'000 patientes et patients sont pris en charge chaque année, dans 47 spécialités nous faisons tout pour leur bien-être. Non seulement les équipements les plus modernes et la plus haute qualité dans le traitement sont prioritaires au Kispi, mais aussi une bonne sensibilité aux relations humaines. En plus de l'ensemble du spectre médical et chirurgical pédiatrique, l'hôpital pour enfants offre également un centre de réhabilitation unique et un centre de recherche.
Vos tâches
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Vous soutenez la coordination et la direction du programme administrativement et organisationnellement dans les opérations quotidiennes.
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La coordination des rendez-vous internes et externes ainsi que l'organisation des réunions de programme, de groupes de travail et autres font partie de votre domaine de responsabilités.
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Vous entretenez soigneusement les listes de tâches en suspens et de rendez-vous et les maintenez toujours à jour.
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Lors de l'organisation d'ateliers, de réunions et d'autres événements, vous prenez en charge la planification logistique, y compris la planification des salles, la technique, le catering et la gestion des participants.
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Vous assurez le classement structuré et l'entretien des documents du programme, des contrats, de la correspondance et d'autres documents administratifs.
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Dans le domaine financier, vous soutenez les processus administratifs, en particulier le traitement des factures, les notes de frais, la compilation des justificatifs et la préparation des processus de paiement en collaboration avec les services compétents.
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Le soutien administratif dans le domaine des contrats comprend la préparation des documents, la collecte des signatures ainsi que le classement et le suivi des délais.
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Vous maintenez à jour et entretenez soigneusement les listes de contacts, de distribution et de participants.
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Vous coordonnez la communication administrative avec les partenaires internes et externes ainsi que les services spécialisés et vous vous occupez de l'envoi d'informations, de documents et de rappels.
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En outre, vous apportez vos idées pour le développement et l'optimisation des processus administratifs, des modèles et des structures de classement.
Votre profil
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Formation achevée dans un domaine pertinent pour la fonction, par exemple formation commerciale, administration ou santé ; les débutants avec un profil adapté sont également les bienvenus
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Première expérience professionnelle dans une fonction administrative ou organisationnelle est un avantage, idéalement dans le domaine de la santé, universitaire, de la recherche ou scientifique
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Goût pour les tâches organisationnelles ainsi qu'intérêt à s'initier à différents processus administratifs et domaines thématiques
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Première expérience dans l'organisation et la coordination de rendez-vous, réunions ou événements est un avantage
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Compréhension de base des processus financiers administratifs ou volonté de s'initier à des sujets tels que le traitement des factures, les notes de frais et les processus de paiement
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Mode de travail autonome, structuré et soigneux ainsi que bon sens de l'organisation
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Capacité à garder un œil sur différentes tâches, rendez-vous et délais et à fixer des priorités
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Goût pour une fonction polyvalente d'interface et pour la collaboration avec différents partenaires internes et externes
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Bonne capacité de communication, orientation service et fiabilité
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Maîtrise des applications MS Office courantes ; bonnes connaissances d'Excel sont un avantage
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Très bonnes connaissances de l'allemand ainsi que bonnes connaissances de l'anglais à l'oral et à l'écrit
Dr sc. nat. Elisa Zimmermann
Responsable de recherche Unité de soins intensifs pédiatriques et néonatals
+41 44 249 70 35
Uta Golze
Coordinatrice administrative du programme Programme suisse sur la septicémie
+41 44 249 59 82
Hôpital pour enfants de Zurich
Lenggstrasse 30
8008 Zurich