Assistant Administratif

Sous la direction de l'Assistant Exécutif Principal, l'Assistant Administratif fournit un soutien administratif complet pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes d'une équipe ou d'un département. Ce rôle implique la gestion des calendriers, la coordination des déplacements, l'organisation des réunions, ainsi que la préparation de documents et de rapports. L'assistant sert de point de contact clé pour les parties prenantes internes et externes, gère la correspondance, maintient les systèmes de classement et soutient les activités d'intégration. De solides compétences organisationnelles, une attention aux détails et une maîtrise de MS Office sont essentielles pour réussir dans ce poste.

Principales responsabilités et missions :

Soutien administratif

Gérer les calendriers, planifier des réunions à travers plusieurs fuseaux horaires, préparer les ordres du jour, réserver les salles de réunion et organiser le catering si nécessaire. Coordonner avec les autres membres du personnel administratif et les participants pour confirmer les disponibilités.

Coordination d'événements et de projets

Planifier et gérer des projets et événements spéciaux, y compris les réunions mondiales et les sessions liées aux projets.

• Organiser les installations, le catering, les invitations et les déplacements pour les participants internes et externes.

• Surveiller et contrôler les budgets des événements.

• Préparer des présentations visuelles et des documents de réunion selon les besoins.

Soutien aux réunions :
Organiser et soutenir les réunions de direction, y compris la préparation des documents, la prise de notes et le suivi des actions.

Soutien aux projets :
Collecter et organiser les données pour les projets, assurer le suivi des points en suspens et servir de liaison entre les équipes.

Coordination des visiteurs :
Accueillir les visiteurs, gérer les accès et assurer les dispositions appropriées.

Autres tâches

• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications et exigences d'expérience :

Diplôme d'études secondaires ou formation professionnelle ou technique équivalente.

Un diplôme universitaire ou un diplôme d'école technique est un plus.

1 à 2 ans d'expérience en soutien administratif, de préférence dans l'industrie pharmaceutique

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