Assistant-e de département 100%

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Pour notre client basé à Genève, nous recherchons activement un-e assistant-e de département à 100%
Assistant-e de département 100%
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Votre mission :
Assistance aux ingénieurs et responsables de travaux :
Saisir les commandes à envoyer aux fournisseurs
Les diffuser pour signatures internes
Saisir les factures reçues des fournisseurs
Vérifier que les factures reçues sont conformes aux factures attendues
Les diffuser pour signatures internes
Rédiger et mettre en forme les courriers internes et externes
Budgets des investissements :
Participer aux séances d'élaboration du budget
Finaliser le tableau du budget
Tableau de bord et de suivi des projets :
Recenser l'ensemble des projets au près des responsables de travaux
Créer sous Excel les fichiers, les tableaux et les diagrammes de suivi de projet
Les remplir avec l'ensemble des projets
Mettre à jour l'avancement des projets selon les informations des responsables de projets
Présenter l'avancement régulièrement au directeur et à l'équipe DTP.
Créer, mettre à jour et diffuser les tableaux de bord destinés à la Direction générale.
Séances Direction générale :
Planifier les séances
Préparer la présentation de chaque séance avec les éléments fournis par l'équipe.
Prendre le PV de chaque séance
Gouvernance des projets :
Créer la documentation de gouvernance des nouveaux projets
Mettre à jour la documentation de gouvernance des nouveaux projets
Assurer l'échange d'informations avec la responsable de la gouvernance de projets
Classement de la documentation :
Gérer le classement électronique de la documentation du département
Gérer l'archivage de la documentation papier
Votre profil :
Plusieurs années d'expérience sur une fonction similaire
Connaissances et utilisations avancées d'Excel et de Word (indispensable).
Rigueur dans la planification et la gestion des tâches.
Excellente maîtrise du français oral et écrit.
Disponibilité.
Esprit d'équipe.
Capacité à planifier et gérer plusieurs dossiers simultanément.
Capacité d'anticipation.
Si vous êtes intéressé-e par ce position et correspondez au profil recherché, merci de revenir vers moi avec votre dossier de candidature complet (CV, certificats de activite et diplômes) dans les meilleurs délais !

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