Assistant.e de direction/marketing (Français/Suisse Allemand)

Pour notre partenaire situé dans le canton de Vaud, GI Life Sciences recherche un(e) :
Assistant.e de direction/Marketing (français/suisse allemand)
Poste à pourvoir pour le 1er octobre
Votre mission :
Vous assurez le bon fonctionnement des activités administratives, commerciales et organisationnelles. Véritable soutien à la direction ainsi qu’aux équipes commerciales et marketing, vous coordonnez les informations, les réunions, les documents et les processus contractuels afin de garantir une gestion efficace des opérations.
Vos responsabilités :
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Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions de direction, y compris la rédaction des comptes rendus.
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Gérer les agendas, les rendez-vous et la coordination des meetings.
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Préparer les présentations, dossiers et supports nécessaires aux réunions, visites, formations et événements.
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Assurer l’organisation administrative des formations et le suivi des activités de secrétariat.
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Participer à la gestion administrative de la flotte de véhicules.
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Apporter un soutien administratif et organisationnel aux équipes commerciales et marketing.
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Coordonner l’organisation des réunions commerciales et assurer leur suivi.
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Assurer les échanges écrits et téléphoniques avec les clients, partenaires et fournisseurs.
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Gérer, classer et mettre à jour les archives contractuelles.
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Préparer, envoyer et suivre les contrats ainsi que leurs échéances.
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Veiller au respect des délais et au suivi des obligations contractuelles.
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Collaborer étroitement avec les équipes Finance et Comptabilité sur les aspects administratifs liés aux contrats.
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Préparer et mettre à jour les documents administratifs destinés aux clients et partenaires.
Votre profil :
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Formation commerciale, administrative ou équivalente.
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Excellente maîtrise du français et du suisse allemand (niveau C1 minimum).
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Expérience réussie dans une fonction d’assistanat, de back-office, d’office management ou de coordination administrative.
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Excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités et de coordination.
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Aisance relationnelle et bonnes compétences en communication écrite et orale.
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Très bonne maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint.
Rte de Meyrin 123 1219 Vernier