Assistant(e) temporaire Arena PME (h/f/d)

Rejoignez Arena KMU en tant qu'Aushilfe Assistenz. Une opportunité enrichissante dans un environnement collaboratif.
Tâches
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Soutenir l'équipe de direction dans la gestion de projets.
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Organiser des réunions, ateliers et événements avec précision.
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Rédiger des communications et assurer le suivi des décisions.
Compétences
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Expérience en soutien de projet, excellentes compétences organisationnelles.
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Maîtrise de Microsoft 365, connaissances en Jira un plus.
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Flexibilité, autonomie et communication claire requises.
Assistant(e) temporaire Arena PME (h/f/d)
Stratégie & portefeuille de projets / Berne
/ Professionnels expérimentés
/ Temporaire
/ 50% - 60%

Ce qui vous attend
En raison d'une absence prolongée (congé maternité) au sein du Project Portfolio Management Office (PMO), un soutien temporaire est nécessaire de novembre 2026 à juin 2027. Votre mission principale est d'assister une équipe de direction de 3 personnes dans la gestion du portefeuille de projets. Vous prenez en charge des tâches organisationnelles et administratives liées aux réunions, ateliers et événements, et déchargez l'équipe de direction de toutes les questions organisationnelles. Vous faites partie d'une organisation hiérarchique au sein d'une équipe de quatre PMO qui travaillent en étroite collaboration et se soutiennent mutuellement.
Ce que vous accomplissez chez nous
Vous assistez aux réunions et ateliers et assurez la préparation (prise de rendez-vous, organisation des salles, commandes de restauration, création et envoi des invitations, élaboration de l'agenda et contrôle qualité des sujets/documents). Vous êtes fortement impliqué(e) dans la conduite des réunions (prise de procès-verbaux des décisions, coordination avec les invités, soutien aux événements sur place). Le suivi (organisation des rendez-vous ultérieurs, coordination et suivi des points ouverts, documentation et transmission des décisions aux comités/réunions concernés ainsi que la mise à jour des changements de statut dans Jira) fait également partie de vos responsabilités.
Vous rédigez, en collaboration avec l'équipe de direction, des communications par e-mail ou des articles intranet destinés aux collaborateurs et parties prenantes du portefeuille de projets.
Ce que vous apportez
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Expérience dans un rôle de support en gestion de projet et/ou en assistance
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Excellentes compétences organisationnelles
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Bonne connaissance de Microsoft 365, expérience avec Jira et Confluence un plus
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Travail autonome et fiable
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Flexibilité face aux exigences et priorités changeantes
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Habitude de travailler sous pression
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Communication claire et adaptée au destinataire
Travailler chez nous
Un domaine passionnant et une équipe motivée vous attendent. Votre charge de travail est de 50 % à 60 % pour la période de novembre 2026 à fin juin 2027. Des modèles de travail flexibles et le télétravail sont pour nous une évidence.
Curieux(se) ?
Alors postulez maintenant rapidement et simplement, de préférence avec une lettre de motivation.
Remarque : Ce poste est pourvu sans l’aide de prestataires externes en ressources humaines.
Questions concernant la candidature
Christoph Etter
Attraction des talents
E-mail
christoph.etter1@mobi.ch
Contact téléphonique
031 389 65 77
Questions concernant le poste
Esther Wyss
Responsable hiérarchique / People Lead
Contact téléphonique
031 389 78 90