Assistant Personnel Exécutif auprès du Chef du Département IPT (IPT-DI-2026-91-LD)

Description de l'entreprise

Au CERN, l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, des physiciens et des ingénieurs explorent la structure fondamentale de l'univers. En utilisant les instruments scientifiques les plus grands et les plus complexes au monde, ils étudient les constituants de base de la matière - des particules fondamentales qui sont mises en collision à une vitesse proche de celle de la lumière. Ce processus donne aux physiciens des indices sur la manière dont les particules interagissent et fournit des aperçus des lois fondamentales de la nature.

Description du poste

Introduction :

En tant que bras droit du chef de l'IPT, vous fournirez un soutien exécutif sans faille, favoriserez l'excellence administrative et assurerez le bon fonctionnement du département avec précision, discrétion et impact.

Fonctions :

• Gérer des agendas complexes, y compris les calendriers, les réunions, les déplacements officiels et les communications (appels et courriels).
• Agir en tant que point de contact de confiance, en gérant les interactions avec les parties prenantes internes et externes avec professionnalisme et tact.
• Rédiger et réviser la correspondance officielle, les rapports, les procès-verbaux, les procédures et les présentations.
• Gérer les informations sensibles avec la plus grande confidentialité, en assurant une conformité totale aux règles et procédures du CERN.
• Organiser et coordonner les réunions et événements, ainsi que les principaux processus administratifs.
• Superviser et encadrer un assistant administratif au sein du bureau du chef de l'IPT.
• En tant qu'Agent Administratif Départemental (DAO), accueillir et soutenir une population diversifiée (personnel, diplômés, étudiants, visiteurs, etc.) à leur arrivée au CERN.
• Fournir des conseils sur les règles organisationnelles et assurer leur bonne application.
• Soutenir les processus administratifs liés aux budgets, projets et mouvements de personnel (arrivées et départs).

Qualifications

Licence ou expérience équivalente pertinente dans le domaine de l'administration des affaires pour assistant personnel ou domaine connexe.

Expérience :

• Expérience démontrée dans le domaine de l'assistance personnelle au plus haut niveau de direction.
• Expérience démontrée dans la gestion d'informations sensibles avec tact, discrétion, sensibilité et confidentialité.
• Expérience avérée dans l'organisation de réunions et d'événements.

Compétences techniques :

• Assistance exécutive.
• Connaissance des règles et procédures administratives.
• Utilisation des suites bureautiques.
• Service client.

Compétences comportementales :

• Atteindre les résultats : fournir un travail de haute qualité dans les délais et répondre aux attentes.
• Démontrer de la flexibilité : s'adapter rapidement et ingénieusement aux priorités et exigences changeantes.
• Communiquer efficacement : s'assurer que les informations, procédures et décisions sont correctement documentées.
• Gérer soi-même : travailler de manière autonome ; prendre en charge des activités et tâches sans sollicitation.

Compétences linguistiques :

Anglais parlé et écrit, avec un engagement à apprendre le français.

Informations supplémentaires

Admissibilité et date limite :

La diversité fait partie intégrante de la mission du CERN depuis sa création et est une valeur établie de l'Organisation. Employer une main-d'œuvre diversifiée est au cœur de notre succès. Nous accueillons les candidatures de tous les États membres et États membres associés.

Ce poste sera pourvu dès que possible, et les candidatures doivent normalement nous parvenir au plus tard le 20.05.2026 à 23h59 CEST. 

Conditions d'emploi :

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (5 ans). Sous certaines conditions, les titulaires de contrats à durée déterminée peuvent postuler à un poste à durée indéterminée.

Heures de travail : 40 heures par semaine

Flexibilité du poste : Entièrement sur site

Grade du poste : 4-5

Référence du poste : IPT-DI-2026-91-LD

Domaine de travail : Services de soutien (Finance, RH, Juridique, Approvisionnement)

Intitulé de poste de référence : Assistant Personnel Exécutif

Avantages globaux

• Un salaire compétitif (exonéré d'impôts), augmentant en fonction de vos années d'expérience pertinente.
• 30 jours de congés payés par an plus 2 semaines de fermeture annuelle.
• Couverture par le régime complet d'assurance maladie du CERN (pour vous, votre conjoint et vos enfants), et adhésion au Fonds de pension du CERN.
• Allocations familiales, pour enfants et nourrissons mensuelles selon votre situation individuelle.
• Un package de relocalisation (prime d'installation, déménagement, frais de voyage) selon votre situation individuelle.
• Possibilité de prolonger votre contrat jusqu'à 8 ans + éligibilité à un contrat à durée indéterminée.

Présentation du CERN - Découvrez un monde où l'impossible devient possible !

Au CERN, l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, nous repoussons les frontières de la science et de la technologie. Notre travail révolutionnaire réunit non seulement des physiciens mais aussi une diversité de professionnels issus des domaines de l'ingénierie, technique, scientifique et administratif. Ensemble, nous favorisons un environnement où l'innovation et la collaboration prospèrent.

Chaque jour, nous faisons face à de nouveaux défis passionnants et à des opportunités de contribuer à des recherches de pointe qui façonnent notre compréhension de l'univers. Nous relevons ces défis grâce aux perspectives diverses au sein de nos équipes, garantissant que chaque contribution est valorisée et renforçant notre sentiment partagé d'inclusion et de but. La diversité est une valeur fondamentale du CERN depuis sa création, et elle reste au cœur de notre mission et de notre succès continu.

Si vous êtes prêt à faire partie d'une communauté dynamique et inclusive qui repousse les limites du savoir, le CERN est l'endroit où votre curiosité et vos compétences peuvent s'épanouir. Faites partie de notre mission pour découvrir ce qui se cache au cœur de l'univers ! PARTICIPEZ !

Plus d'informations sur nous, ici : careers.cern