Assistant to Head IT / Team Assistant, 80% (ID2170)

L'AO est une organisation à but non lucratif guidée médicalement, un réseau mondial de chirurgiens, et la principale organisation mondiale d'éducation, d'innovation et de recherche spécialisée dans le traitement chirurgical des traumatismes et des troubles musculosquelettiques. Nous accueillons des personnes du monde entier, de divers horizons, avec des talents et des domaines de spécialisation variés. Ce qui nous unit est notre passion pour l'excellence, notre dévouement à notre mission d'amélioration des soins aux patients, et notre compréhension que nous sommes plus forts ensemble : nous sommes un seul AO.
Pour plus d'informations, visitez :
https://www.aofoundation.org/
Assistant au Responsable IT / Assistant d'équipe, 80% (ID2170)
Description courte
L'Assistant au Responsable IT / Assistant d'équipe agit comme un point de coordination central entre la direction IT, les équipes internes et les parties prenantes internes/externes. Le poste assure la transparence, l'efficacité et l'alignement des opérations IT et joue un rôle clé dans la facilitation des décisions de gestion grâce à un reporting structuré et une vision opérationnelle.
Principales responsabilités
Coordination d'équipe et opérationnelle
• Coordonner et gérer les activités administratives et organisationnelles au sein du département IT.
• Maintenir et structurer la documentation IT, les listes de contacts et les documents de gouvernance.
• Soutenir la direction IT dans la planification et la préparation des réunions internes et externes, présentations, ateliers, événements d'équipe et rapports.
Support à la gestion
• Agir comme point de coordination central entre l'équipe de direction IT, les parties prenantes internes et les partenaires externes.
• Préparer les briefings de gestion et soutenir la prise de décision par des informations structurées et un suivi.
Gestion des parties prenantes
• Soutenir la direction IT dans la coordination des réunions, la documentation et le suivi des actions.
• Contribuer au maintien de relations solides et transparentes avec les partenaires externes.
Amélioration opérationnelle
• Identifier les inefficacités dans les flux de travail administratifs et opérationnels et proposer des améliorations pragmatiques.
• Soutenir l'introduction d'outils numériques et d'automatisation pour améliorer l'efficacité des processus.
• Maintenir une vigilance sur les coûts et la performance des processus, en soutenant la direction IT dans l'atteinte de l'excellence opérationnelle.
Gouvernance et reporting
• Préparer la documentation et assurer le suivi des réunions de direction et de gouvernance IT.
• Soutenir l'équipe de direction IT dans le suivi des factures et la transparence budgétaire (sans responsabilité financière).
• Maintenir la confidentialité et le professionnalisme dans toutes les communications et la gestion des données.
Principales exigences
• Formation commerciale ou en administration des affaires (KV, HFW ou équivalent). Une formation complémentaire en administration est un avantage.
• Minimum 4 ans d'expérience en assistance d'équipe ou dans des rôles similaires.
• Expérience dans une organisation internationale ou un département IT est un avantage.
• Excellentes compétences organisationnelles et de coordination avec un esprit proactif.
• Solides compétences en communication et relationnelles ; capable d'interagir avec assurance avec des parties prenantes de haut niveau.
• Grande attention aux détails, style de travail structuré et proactif, et capacité à prioriser.
• Communication claire avec les équipes internes et les parties prenantes externes.
• Grande fiabilité, discrétion et sens des responsabilités.
• Maîtrise de MS Office 365 et familiarité avec les applications d'entreprise.
• Maîtrise de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral, l'allemand est un avantage.
• Un emploi intéressant et varié dans une organisation passionnante et innovante
• L'opportunité de faire partie d'une équipe internationale très engagée
• Infrastructure moderne
• Grand degré de flexibilité concernant les horaires et le lieu de travail (selon les exigences opérationnelles)
• Package généreux d'avantages sociaux, incluant des jours de congé supplémentaires et des contributions au régime de retraite
• Opportunités de formation interne et soutien à la formation continue