Verwaltungs- und technischer Assistent

Unser Kunde, ein Umweltberatungsunternehmen, sucht einen Verwaltungs- und technischen Assistenten für einen befristeten, befristeten Einsatz. Als Berichterstatter an die Geschäftsleitung stellen Sie die administrative, finanzielle und organisatorische Koordination der Mandate der Geschäftsstelle sicher und unterstützen die Projektleiter bei der Überwachung ihrer Aktivitäten. Ihre Missionen
Büroverwaltung und -management
Telefonischer und physischer Empfang der Besucher
Verwaltung von Post, Bestellungen und Lieferungen
Aktualisierung interner Datenbanken
Verwaltung von Fahrzeugen, Geräten und Gemeinschaftsräumen
Administrative Kontrolle von Rechnungen und Spesenabrechnungen. Eröffnung und Überwachung von Mandaten
Überprüfung der Eingabedaten (Verträge, unterschriebene Angebote, Konditionen etc.)
Erstellung und Überwachung von Projekten im internen System
Verwaltung von Änderungen und Aktualisierung der Vertragsinformationen. Abrechnung und Finanzüberwachung
Erstellung und Ausstellung von Rechnungen
Interne Erinnerungen zur Sicherstellung einer vollständigen und fristgerechten Rechnungsstellung
Entwicklung und Aktualisierung von Finanz-Dashboards (Kosten, Stunden, Margen)
Überwachung der Planungs- und Prognoselast
Mandatspläne aktualisieren. Administrative Unterstützung und Koordination
Administrative Unterstützung für Projektmanager bei der Dokumentenüberwachung
Schnittstelle zwischen Management, Buchhaltung und technischen Teams. Profil gesucht
Diese Position erfordert eine vielseitige, autonome und disziplinierte Person mit hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrung im Baubereich. Sie können mehrere Dateien parallel verwalten, Ihre Aufgaben priorisieren und effektiv mit verschiedenen Kontakten zusammenarbeiten. Gute Kenntnisse im Umgang mit IT-Tools sowie Interesse an technischen Umgebungen sind von Vorteil.