Assistante ou assistant du Directeur et soutien au Secrétariat général (50-80 %)

Description du poste Assistante ou assistant du Directeur et soutien au Secrétariat général (50-80 %) à Rathausplatz 1

Entrée en fonction :1er avril 2026 ou à convenir
Lieu de travail :
La Direction de la santé, des affaires sociales et de l'intégration (DSSI) façonne les ressources dans les domaines de la santé, du social et de l'intégration.
Le Secrétariat général soutient la Direction au niveau du pilotage politique et opérationnel.
Il englobe le secrétariat de l'office, qui est la plaque tournante de la Direction au plan organisationnel, ainsi que le secrétariat de Direction pour lequel nous recherchons une personne fiable sur laquelle le Directeur puisse compter, capable de structurer les affaires complexes et de garder une vue d'ensemble lors de périodes de stress.
Vos tâches
Assister le Directeur selon ses besoins
Vous êtes présente ou présent du lundi au vendredi dans le cadre de votre taux d'activité et garantissez ainsi une bonne disponibilité tout en assurant la coordination au sein du secrétariat de Direction et du secrétariat de l'office.
Gérer l'agenda, organiser et coordonner les séances, les discussions et les engagements professionnels
Organiser le cadre des séances et des événements, documentation et collations comprises
Organiser et coordonner le service de chauffeur
Assurer la correspondance et les tâches administratives
En tant que première interlocutrice ou premier interlocuteur, vous représentez la Direction dans vos échanges.
Rédiger des courriers en allemand et en français, au contenu exigeant et parfois confidentielRéceptionner les appels téléphoniques et recevoir les visiteurs au nom du Directeur, trier les demandes
Trier le courrier, assigner et attribuer les mandats aux services compétents
Assumer les tâches de secrétariat et traiter les affaires en équipe
Préparer et assurer le suivi des séances et des comités impliquant la Direction ainsi que la DSSI, préparer les documents et rédiger les procès-verbaux selon les besoins
Assurer la gestion numérique des dossiers pour les affaires importantes
Participer à la gestion des affaires du Conseil-exécutif et du Grand Conseil
Collaborer étroitement avec les autres membres du secrétariat de l'office tout en répartissant clairement les tâches et en assurant une suppléance mutuelle
Assumer la fonction de praticienne formatrice suppléante ou de praticien formateur suppléant(pour les apprenties et apprentis employés de commerce)Votre profil
Formation commerciale de base (CFC) ou formation équivalente
Expérience professionnelle dans un poste exigeant d'assistante ou d'assistant ou au sein d'un secrétariat, idéalement dans une administration
Très bonnes connaissances en informatique (MS Office) et intérêt pour les outils numériques
Expérience ou intérêt pour l'accompagnement professionnel des apprenties et apprentis, attestation de suivi du cours cantonal ad hoc ou disposition à le suivre
Langue maternelle française idéalement, très bonnes connaissances des deux langues officielles (allemand/français) à l'
écrit comme à l'oral (niveau C1/C2).
Le bilinguisme est un atout.
Facultés élevées de planification et d'organisation, rigueur, fiabilité et discrétionMéthode de travail autonome et structurée, capacité à travailler en équipe, sens du service
Plaisir à travailler avec des jeunes et à accompagner les personnes en apprentissage
Nous vous offrons
Un rôle pivot au sein de la Direction touchant à des questions stratégiques et politiques relevant de la santé, des affaires sociales et de l'intégration
Des tâches variées et des responsabilités clairement définies au niveau de l'organisation et du quotidien de la Direction
La possibilité, en qualité de praticienne formatrice suppléante ou praticien formateur suppléant, d'accompagner et de superviser au plan professionnel des personnes effectuant un apprentissage de commerce
Une équipe motivée et solidaire au sein du Secrétariat général et sachant collaborer et se soutenir
Des conditions d'engagement modernes et des possibilités d'
évolution
Selon la situation, la possibilité de faire du télétravail lorsque les tâches et les priorités du service le permettent - la présence sur place est requise lors de séances importantes et de périodes nécessitant une coordination accrue.
Contact
Nous nous réjouissons de faire votre connaissance !
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Pour plus d'informations, veuillez contacter Elena Balmer, Responsable du secrétariat administratif, par téléphone au +41 31 635 22 69,Écrire un email