Assistent / Assistentin des Geschäftsführers

1. Positionsbezeichnung
Assistent / Assistentin Geschäftsführung AVIA INTERNATIONAL
2. Stellung in der Organisation
Die Position ist organisatorisch dem Geschäftsführer AVIA INTERNATIONAL unterstellt; weisungsberechtigt ist zudem der Präsident der AVIA INTERNATIONAL. Der/die Stelleninhaber(in) arbeitet daneben direkt und kooperativ mit dem Vorstand, den Delegierten sowie dem übrigen Team zusammen.
Da der Geschäftsführer häufig auswärts unterwegs ist, setzt die Rolle ein hohes Mass an
Selbständigkeit
,
Eigeninitiative
und
Verantwortungsbewusstsein
voraus: der/die Stelleninhaber(in) erkennt Handlungsbedarf eigenständig, trifft im vereinbarten Rahmen selbständig Entscheidungen und übernimmt in Abwesenheit des Geschäftsführers Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf.
3. Aufgabenbereiche
Sekretariats- und Organisationsaufgaben; selbständige Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Statistiken sowie eigenständige oder stichwortbasierte Korrespondenz auf Deutsch, Englisch und Französisch (Italienisch von Vorteil)
Führung der einfachen Buchhaltung (Fakturierung, Zahlungsverkehr, Kontierung) inklusive Quartals- und Jahresabschlüssen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung der jährlichen Revision
Organisation und Vorbereitung von Tagungen und Events im In- und Ausland sowie von Vorstands-, Vorstandsausschuss- und KommissionssitzungenSelbständige Protokollführung bei Vorstands- und Kommissionssitzungen, hauptsächlich in Englisch
Organisation von Auslandsreisen für Geschäftsführer, Präsident und weitere Teammitglieder
Kompetenter persönlicher, telefonischer und schriftlicher Kontakt zu den Landesorganisationen und deren Mitgliedern auf Deutsch, Englisch und Französisch
Übersetzung von Korrespondenz, Einladungen, Traktandenlisten und Berichten nach Bedarf, selbständig oder in Zusammenarbeit mit Übersetzungsdiensten
Mithilfe beim Auf- und Ausbau sowie bei der Pflege von Informationsdatenbanken
Selbständige Bearbeitung von Spezialprojekten und -aufgaben nach Neigung und Eignung
Stellvertretung für Teamkolleginnen und -kollegen von AVIA INTERNATIONAL sowie bei Bedarf für das Team der AVIA Vereinigung Schweiz (Bürogemeinschaft mit AVIA INTERNATIONAL)
4. Anforderungsprofil
Kaufmännische Grundausbildung mit gutem Abschluss; Berufserfahrung ist von Vorteil, wird jedoch nicht zwingend vorausgesetzt – die Position eignet sich auch für motivierte und ambitionierte Berufseinsteiger/innen
Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen, auch ins Ausland
Erfahrung in der Protokollführung, insbesondere auf Englisch
Buchhalterische Grundkenntnisse und Zahlenflair; Kenntnisse von Abaweb von Vorteil
Stilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse (Advanced-Level) sowie gute Französischkenntnisse; weitere Sprachen von Vorteil
Sicheres, kompetentes Auftreten im Kontakt mit Geschäftsinhabern, Mitgliederfirmen und Partnern auf allen Ebenen bis hin zum Vorstand, sowie Freude an der Arbeit in einem kleinen, motivierten Team
Selbständigkeit und ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung
Organisationstalent und Belastbarkeit
Verantwortungsbewusstsein, Initiative, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Teamgeist
Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office, KI-Kenntnisse / KI-Affinität willkommen.