Assistent*in

Poste permanent
Bureau de l'urbanisme
Pour notre assistance, qui fait partie d'une équipe de trois personnes et est rattachée au service « Affaires parlementaires & Support », nous recherchons dès maintenant ou à convenir une personne motivée et engagée. Une partie essentielle des tâches comprend le soutien à la gestion des événements. Tâches
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Vous soutenez l'équipe de communication dans la gestion des événements. Cela comprend l'aide à la planification et à la réalisation de divers événements (organisation des salles, technique et restauration, gestion des adresses, envoi de supports de communication et d'invitations, coordination des prestataires sur le lieu de l'événement, accueil des invités, etc.) ainsi que la préparation des réunions mensuelles du personnel. •
Vous assistez les départements dans diverses tâches administratives (par ex. traitement des demandes et décisions, envois, sondages et coordination des rendez-vous, élaboration des ordres du jour et des procès-verbaux, soutien lors d'événements). •
Vous prenez en charge des tâches de support opérationnel pour l'ensemble du bureau (par ex. commande de fournitures de bureau, entretien des salles de réunion, distribution du courrier, réservation des salles de réunion, prêt et entretien du matériel de réunion, etc.). •
Vous assurez le service clientèle pour les externes et internes (par ex. accueil, renseignements, téléphone). Profil
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Formation commerciale achevée ou équivalente
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Expérience professionnelle dans une fonction administrative comparable
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Affinité avec le thème de la gestion d'événements
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Disponibilité pour le soutien lors d'événements sur place (travail en soirée) un atout
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Grande orientation service, flexibilité, résistance au stress et fiabilité même dans des situations mouvementées
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Talent organisationnel ainsi qu’une manière de travailler proactive, autonome, structurée et soigneuse avec la capacité de bien définir les priorités
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Bonnes connaissances informatiques (notamment Outlook, OneNote, MS Teams)
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Expression orale et écrite assurée ainsi qu’un style de communication adapté au destinataire
Nous offrons
Un poste exigeant et varié vous attend. Nous attachons de l’importance à une bonne collaboration : la confiance et la reconnaissance des bonnes performances sont importantes pour nous. Nous créons un environnement propice aux nouvelles idées et au travail autonome. Des conditions d’emploi et de formation attractives ainsi qu’un lieu de travail central proche de la gare principale sont d’autres avantages. Avec le label « Famille ET travail », nous favorisons la conciliation entre vie familiale et professionnelle ainsi que l’égalité des chances entre femmes et hommes. Nous vivons la diversité et l’égalité des chances et utilisons les différences comme une force, c’est pourquoi nous accueillons toutes les candidatures – indépendamment du sexe, de la nationalité, de l’origine ethnique et sociale, de la religion/conviction, du handicap, de l’âge ainsi que de l’orientation et de l’identité sexuelle. À propos de nous
Nous nous engageons pour une ville vivable et urbaine. Au Bureau de l'urbanisme, nous planifions aujourd’hui le Zurich de demain. Nous tissons l’histoire de la ville avec des visions d’avenir pour des quartiers agréables à vivre. Nous créons les conditions pour que Zurich puisse changer et grandir. Une haute qualité urbanistique et architecturale est notre objectif. Intéressé(e) ? Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature complète en ligne. Pour plus d’informations, veuillez contacter : Monsieur Philip Cohen, chef de secteur Développement & Services, 044 412 27 94. Des informations sur le Bureau de l'urbanisme sont disponibles sur : www.stadt-zuerich.ch/afs. Réf. : 52188