Assistent*in Co-Abteilungsleitung BEB 40-60%

Rejoignez l'AOZ en tant qu'Assistant*in Co-Abteilungsleitung à Zurich. Une opportunité enrichissante dans un environnement dynamique.TâchesSoutenir la direction dans des tâches administratives variées.Organiser des réunions et des événements pour les co-directions.Élaborer des documents internes et gérer des petits projets.CompétencesFormation commerciale achevée et expérience en assistance requises.Maîtrise des outils M365 et des logiciels de gestion de projets.Excellentes compétences en communication et en organisation.Assistent*in Co-Abteilungsleitung BEB 40-60%ZürichIhre AufgabenSie unterstützen die Abteilungsleitung BEB in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen.Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für die drei CO-Abteilungsleitungen.Sie erstellen in Absprache mit der Kommunikationsabteilung interne Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen.Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings. Sie agieren in definierten Aufgaben als Stellvertretung der Abteilungsleitung.Sie unterstützen in der Beschaffung.Sie leiten kleine Projekte selbstständig und unterstützen bei der Planung und Erarbeitung von übergeordneten Konzepten.Ihr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) sowie allenfalls die Weiterbildung zur Direktionsassistent*inMehrjährige Berufserfahrung in einer AssistenzfunktionVersierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich (Italienischkenntnisse von Vorteil)Analytisches und vernetztes Denken sowie eigenverantwortliches HandelnSehr gute Arbeitsorganisation, Belastbarkeit und Flexibilität Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen ZielgruppenUnsere BenefitsFerien:Unsere Mitarbeitenden haben 4–6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter und Funktionsstufe. Zusätzlich gibt es 6 Betriebsferientage pro Jahr.Weiterbildungen:Die AOZ fördert und unterstützt die Aus- und Weiterbildungen der Mitarbeitenden. Auch unsere internen Weiterbildungskurse bieten die Möglichkeit zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung.Lunch-Check:Festangestellte Mitarbeitende (ab einem Pensum von 20 Prozent) kommen bei uns in den Genuss von Lunch-Checks, die in über 8000 Restaurants eingelöst werden können.Beteiligung an der Vorsorge:Die Mitarbeitenden der AOZ sind bei der Pensionskasse der Stadt Zürich versichert. Die AOZ übernimmt dabei 60 Prozent der Prämie.Ihr KontaktLaura TommilaCo-AbteilungsleitungBetreuung Bundesasylzentren+41 79 522 24 99steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.Thomas BarandunHR Recruiting Partner+41 44 415 61 33Wir berücksichtigen keine Bewerbungen von Personalvermittlern.StellenantrittWir sind bereit, wenn Sie es sind (befristet bis 31. Dezember 2026 mit Option auf Verlängerung/Entfristung).Ihr LohnIhr Bruttolohn liegt bei einem 100%-Pensum voraussichtlich zwischen 77 000 und 95 000 Franken pro Jahr.Die genaue Lohnhöhe richtet sich nach Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung. Im Verlauf des Auswahlverfahrens werden wir Ihren Lohn aufgrund unserer Lohnrichtlinien festlegen. Bewerber*innen, die noch nicht über die erforderlichen Kenntnisse oder Erfahrungen verfügen, können im Einzelfall auch unterhalb der Lohnbandbreite eingestuft werden. Zusätzlich richtet die AOZ für Arbeiten in der Nacht und am Sonntag Zulagen aus. Die weitere Lohnentwicklung richtet sich nach Ihren Leistungen und den finanziellen Möglichkeiten der AOZ.Der BewerbungsprozessNachdem Sie Ihre Bewerbung eingereicht haben, werden wir diese mit grossem Interesse lesen. Nach einer ersten Vorauswahl setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung. Sollte es zu einem persönlichen Kennenlernen kommen, sieht der weitere Ablauf wie folgt aus:Erstes VorstellungsgesprächZweites Vorstellungsgespräch und Kennenlernen der AbteilungEinholen von ReferenzenAnstellungsentscheidDie AOZDie AOZ ist eine nicht gewinnorientierte, selbstständige öffentlich-rechtliche Anstalt der Stadt Zürich mit über 2000 Mitarbeitenden und mehr als 1000 interkulturellen Dolmetschenden und Freiwilligen. Im Auftrag von Bund, Kantonen, Stadt Zürich und weiterer Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.Die AOZAOZ als Arbeitgeberin