Assistenz der Geschäftsleitung (100 %)

Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene, diskrete und zuverlässige Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Vertrauensfunktion arbeiten Sie eng mit dem GL-Team zusammen und tragen wesentlich zu einem reibungslosen, gut organisierten Tagesgeschäft bei.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
Termin-, Reise- und Meeting Management für den CEO und die Geschäftsleitung
Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen
Protokollführung, Aktennotizen und Memos
Bearbeitung von Handelsregistermutationen
Administrative Unterstützung der Mitglieder der Geschäftsleitung in allen Bereichen
Kommunikation und Koordination
E-Mail-Management, inkl. Priorisierung und Nachverfolgung von Pendenzen
Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen in Deutsch, Englisch und Französisch
Schnittstellenfunktion zu internen und externen Anspruchsgruppen
Unterstützung bei der internen Kommunikation
Organisation und Office Management
Organisation von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen
Allgemeines Office Management (Besucherempfang, Konferenzräume, Catering, Logistik)
Organisation interner und externer Veranstaltungen
Dokumentation und Administration
Dokumentenmanagement sowie Pflege der digitalen und physischen Ablage der
Geschäftsleitung
Aufbau und Pflege strukturierter Ablagesysteme
Bearbeitung von Rechnungsanweisungen, Spesenmanagement und Belegeinreichungen
Projekte, E-Learning und Nachhaltigkeit
Unterstützung beim Ausrollen und Verwalten von E-Learnings (z. B. Compliance, Arbeitssicherheit usw.)
Mitarbeit bei Nachhaltigkeitsthemen und der Umsetzung interner Massnahmen
Ihr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistenz, Digital Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation
Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, vorzugsweise in einem KMU
Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit MS Office 365 sowie digitalen Tools (z. B. Teams, SharePoint, OneNote)
Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
Strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise
Dienstleistungsorientierte, pragmatische Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit mit Führungsgremien
Organisationstalent, Präzision und Zuverlässigkeit runden das Profil ab
Das bieten wir Ihnen
Verantwortungsvolle Vertrauensposition mit enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
Kurze Entscheidungswege und Open-Door-Kultur" – pragmatisch, direkt und unkompliziert
Modernes Arbeitsumfeld in Buchs ZH inkl. Homeoffice nach Absprache mit dem VG
Wertschätzende, professionelle Arbeitsatmosphäre
Bewerbungsinformationen
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungstool. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft der mobilen Sanitärlösungen in der Schweiz!