Assistenz der Geschäftsleitung Immobilien 60–100 % (m/w/d)

Rejoignez Helfenstein AG en tant qu'assistant(e) de direction dans l'immobilier. Profitez d'un environnement dynamique et engageant.
Tâches
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Soutenir le directeur dans les transactions immobilières.
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Coordonner les projets de développement immobilier efficacement.
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Gérer les relations avec partenaires, banques et notaires.
Compétences
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Formation commerciale, expérience souhaitée dans l'immobilier.
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Excellente organisation et autonomie dans le travail.
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Compétences en communication et sens du service à la clientèle.
Ihre neue Herausforderung
Als Assistenz der Geschäftsleitung Immobilien unterstützen Sie den Geschäftsführer direkt bei vielseitigen Aufgaben rund um Immobilientransaktionen, Projektentwicklungen und die Bewirtschaftung der eigenen Liegenschaften.
Sie übernehmen eine vielseitige Drehscheibenfunktion und arbeiten eng mit dem Geschäftsführer sowie mit Kunden, Geschäftspartnern, Banken, Notaren, Behörden und weiteren Fachspezialisten zusammen.
Neben organisatorischen und administrativen Aufgaben wirken Sie aktiv bei Immobiliengeschäften und Projekten mit und erhalten dadurch einen umfassenden Einblick in unternehmerische Abläufe und Entscheidungsprozesse.
Die Position eignet sich für eine initiative, diskrete und strukturierte Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt, selbstständig arbeitet und sich fachlich wie persönlich weiterentwickeln möchte. Ihre Weiterentwicklung wird von uns gezielt gefördert.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsleitung
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Direkte Unterstützung des Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft
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Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Besprechungen
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Führung und Koordination der Agenda des Geschäftführers
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Vorbereitung von Sitzungen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
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Professionelle Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
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Selbstständige Bearbeitung vertraulicher und administrativer Aufgaben
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Organisation von Besprechungen, Anlässen und weiteren geschäftlichen Aktivitäten
Immobilien & Transaktionen
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Unterstützung bei An- und Verkaufsprozessen von Immobilien
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Vorbereitung und Pflege von Verkaufsdokumentationen, Dossiers und Datenräumen
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Koordination von Besichtigungen und Terminen
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Unterstützung bei Due-Diligence-Prozessen
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Durchführung von Recherchen und Aufbereitung von Marktinformationen
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Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Auswertungen und Präsentationen
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Unterstützung bei der Vorbereitung von Verträgen und Beurkundungen
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Kommunikation und Koordination mit Käufern, Verkäufern, Banken, Notaren und weiteren Partnern
Projektentwicklung
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Administrative und organisatorische Unterstützung bei Immobilienprojekten
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Unterstützung bei der Begleitung von Projekten von der Akquisition bis zur Realisierung
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Koordination und Kommunikation mit Architekten, Planern, Behörden und weiteren Fachspezialisten
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Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen sowie Erstellung von Protokollen
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Unterstützung bei Abklärungen und bei der Zusammenstellung relevanter Unterlagen
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Erstellung von Präsentationen, Dokumentationen und Entscheidungsgrundlagen
Bewirtschaftung eigener Liegenschaften
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Administrative Betreuung der eigenen Liegenschaften
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Ansprechperson für Verwaltung, Mieterschaft, Handwerker, Hauswartung und externe Dienstleister
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Bearbeitung von Mietverträgen, Mieterwechseln und Wohnungsabnahmen
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Unterstützung bei Nebenkostenabrechnungen und Rechnungskontrollen
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Koordination von Unterhalts- und Instandhaltungsarbeiten
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Pflege und Verwaltung von Immobilien-, Miet- und Vertragsdossiers
Administration & Organisation
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Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung
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Erste Anlaufstelle für Telefon, Post und Besucher
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Strukturierte Ablage und Führung von Dossiers
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Vertrags- und Dokumentenverwaltung
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Organisation und Koordination von internen und externen Terminen
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Allgemeine administrative Aufgaben im Tagesgeschäft
Ihr Profil
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Diskrete, zuverlässige und loyale Persönlichkeit
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Kaufmännische Grundausbildung mit Interesse an der Immobilienbranche
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Berufserfahrung in der Immobilienbranche
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Alternativ Erfahrung in den Bereichen Bau, Immobilientreuhand, Notariat oder einer vergleichbaren Funktion
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Ausgeprägtes organisatorisches Geschick sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
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Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
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Unternehmerisches Denken und Eigeninitiative
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Gute Anwenderkenntnisse in MS Office
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Affinität zu digitalen Tools und KI-Anwendungen sowie die Bereitschaft, diese im Arbeitsalltag sinnvoll einzusetzen, von Vorteil
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Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
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Gute Englischkenntnisse von Vorteil
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Sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Ansprechpartnern
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Freude an einer vielseitigen Tätigkeit und Interesse an Immobilien
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Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich fachlich weiterzuentwickeln
Was Sie erwartet
Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
Sie arbeiten eng mit dem Geschäftsführer zusammen und erhalten einen direkten Einblick in anspruchsvolle Immobiliengeschäfte, Projekte und unternehmerische Entscheidungsprozesse.
Vielseitiges Tätigkeitsfeld
Transaktionen, Projektentwicklung, Immobilienbewirtschaftung und Administration sorgen für eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit unterschiedlichen Aufgaben und kurzen Entscheidungswegen.
Verantwortung und Gestaltungsspielraum
Wir schätzen Eigeninitiative und übertragen Ihnen Verantwortung. Sie organisieren Ihre Aufgaben selbstständig und können sich aktiv in Projekte und Prozesse einbringen.
Persönliche und fachliche Weiterentwicklung
Wir fördern Ihre
fachliche und persönliche Weiterentwicklung und unterstützen Sie dabei, Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten gezielt auszubauen. Je nach Erfahrung und Interesse bestehen Möglichkeiten für Weiterbildungen und eine langfristige Entwicklung innerhalb des Unternehmens.
Professionelles Umfeld
Sie erwartet ein persönliches und professionelles Arbeitsumfeld, in dem Qualität, Diskretion, Verlässlichkeit und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit einen hohen Stellenwert haben.
Attraktive Vergütung & Bedingungen
Sie erhalten einen attraktiven Lohn mit leistungsabhängigem Bonus sowie zeitgemässe Anstellungsbedingungen.
Moderner und zentraler Arbeitsort
Sie arbeiten in sehr modernen Räumlichkeiten mit hochwertiger, zeitgemässer Infrastruktur an einem zentral gelegenen Standort in Baar im Kanton Zug. Der Arbeitsort ist sowohl mit dem öffentlichen Verkehr als auch mit dem Auto sehr gut erreichbar.
Pensum
60–100 %
Arbeitsort
Baar, Kanton Zug
Eintritt
Nach Vereinbarung
Interessiert?
Sie suchen eine vielseitige Position mit Verantwortung, direkter Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und spannenden Einblicken in die Immobilienbranche? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen.