Assistenz Generalsekretariat

Description du poste Assistenz Generalsekretariat à Suisse

Rejoignez le Generalsekretariat à Basel, qui offre un rôle essentiel.
Tâches
Assurer un soutien administratif pour le Generalsekretariat.
Coordonner les rendez-vous et organiser des réunions internes.
Gérer la correspondance et le téléphone avec discrétion.
Compétences
Expérience en assistance administrative dans un environnement public.
Compétences en organisation et gestion du temps.
Excellentes capacités de communication et de service client.50%-60%Finanzdepartement, Generalsekretariatnach Vereinbarung
Ihre Aufgaben
Administrative Assistenz Generalsekretariat:
In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie die umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des Generalsekretariats sowie weiterer Führungspersonen.
Koordination von Terminen und Sitzungen:
Sie sind verantwortlich für die selbstständige Planung, Koordination und Nachbearbeitung von Terminen und Sitzungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Darüber hinaus organisieren Sie interne und externe Sitzungen und Anlässe.
Administrative Drehscheibenfunktion:
Sie führen das Post- und Telefonmanagement, verfassen und bearbeiten die allgemeine Korrespondenz und unterstützen das Tagesgeschäft ebenso wie bereichsübergreifende Aufgaben mit hoher Zuverlässigkeit und Diskretion.
Sicherstellung der Stellvertretung:
Zur Sicherstellung der Stellvertretung sind Montag und Dienstag fixe Arbeitstage.
In Ausnahmefällen (z.
B.
Krankheit oder Ferienabwesenheiten) wird erhöhte Präsenz vor Ort sowie Flexibilität erwartet.
Die übrigen Arbeitstage sind flexibel gestaltbar.
Ihr Profil
Erfahrung:
Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Koordinationsfunktion.
Sicher im Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen sowie routiniert in Administration, Terminmanagement und Organisation, idealerweise in einem öffentlichen Umfeld.
Persönlichkeit:
Dienstleistungsorientierte, zuverlässige und diskrete Persönlichkeit mit strukturierter, selbstständiger Arbeitsweise.
Organisationsstark, vorausschauend und belastbar sowie kommunikativ, freundlich und souverän im Auftreten.
Ausbildung:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
Eine Weiterbildung im Bereich Assistenz, Office Management oder Administration ist von Vorteil.
Sprache:
Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau.
Einblick in unsere Arbeit
Das Generalsekretariat des Finanzdepartements Basel-Stadt übernimmt wichtige Querschnittsfunktionen und unterstützt auch die Departementsleitung bei ihrer Tätigkeit.
Es stellt die korrekte und termingerechte Geschäftsabwicklung mit dem Regierungsrat, dem Grossen Rat und den anderen Departementen des Kantons sicher.
Auch die Kommunikation sowie der Bereich Human Resources des Departements sind im Generalsekretariat angesiedelt.
Mit vielfältigen Aufgaben gewährleistet es den Betrieb des Finanzdepartements.
Wir suchen eine dynamische und sympathische Persönlichkeit, die mit ihrem Fachwissen und starken Kommunikationsfähigkeiten unser aufgestelltes Team ergänzt.
Haben Sie weitere Fragen zu den Aufgaben oder sonstigen Belangen?
Dann zögern Sie nicht, uns direkt zu kontaktieren.
Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung im Herzen von Basel erwartet Sie.
Arbeiten Sie im Herzen von Basel
Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu Fuss, mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.
Profitieren Sie von unseren familienfreundlichen Rahmenbedingungen
Wir unterstützen Sie mit mehr Zeit für Ihre Familie und einer Unterhaltszulage zusätzlich zur Familienzulage.
Profitieren Sie von den Leistungen der Pensionskasse Basel-Stadt
Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.
Ihr Kontakt
Fragen zur Funktion
Fabienne Steiner
Assistentin Departementsvorsteherin
Tel. +41 61 267 95 51Fragen zu Ihrer Bewerbung
Nicole StraumannHR-Business Partnerin - Ref.
Nr. 1159Tel. +41 267 23 99Vielseitig.
Arbeiten für Basel-Stadt.
Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam:
Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen.
So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen.
Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie Ihre Möglichkeiten.
Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!