Assistenz Projekte & Office Management (80–100%)

Für unseren Kunden, Teil einer international erfolgreichen Einkaufs- und Dienstleistungsorganisation für den Baustoffhandel, suchen wir im Exklusivmandat
per sofort oder spätestens per 1. Oktober 2026
, eine erfahrene und kommunikationsstarke Persönlichkeit für den Schweizer Standort in der
Region Zürich
als:
Assistenz Projekte & Office Management (80–100%)
In dieser vielseitigen Funktion sind Sie weit mehr als die administrative Unterstützung im Hintergrund: Sie koordinieren Projekte und Veranstaltungen, betreuen die Schweizer Gesellschafter und wirken aktiv bei der Weiterentwicklung digitaler Prozesse mit. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Team in Deutschland zusammen und sorgen mit Organisationstalent, Eigeninitiative und einem ausgeprägten Servicegedanken für einen professionellen Support im Tagesgeschäft.
Ihre Aufgaben
Sie übernehmen vielseitige administrative und organisatorische Aufgaben, koordinieren Termine und Sitzungen und sorgen dafür, dass Pendenzen und Prioritäten zuverlässig im Blick bleiben
Sie sind eine wichtige Ansprechperson für die zwölf Schweizer Gesellschafter, unterstützen diese bei unterschiedlichen Anliegen und kommunizieren dabei regelmässig auf Deutsch und Französisch
Sie begleiten interne Projekte rund um die Digitalisierung und wirken beim Roll-out neuer Systeme mit. Dabei übernehmen Sie u.a. die strukturierte Datenerfassung
Sie planen und koordinieren Tagungen, Meetings und Veranstaltungen vorausschauend und kümmern sich um die organisatorische Vor- und Nachbereitung
Sie arbeiten eng mit den Kolleginnen und Kollegen in Deutschland zusammen, nehmen an den wöchentlichen hybriden Teamsitzungen teil und unterstützen bei weiteren Projekten und administrativen Fachaufgaben
Ihr Profil
Sie sprechen
zwingend
sehr gut Französisch und Deutsch
und fühlen sich wohl dabei, Gesellschafter und weitere Ansprechpartner in beiden Sprachen persönlich, telefonisch und schriftlich zu betreuen
Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren koordinativen Funktion und kennen die Anforderungen eines vielseitigen Büroalltags
MS Office – insbesondere
Excel, Word und PowerPoint
– setzen Sie routiniert ein; zudem bringen Sie ein gutes Verständnis für Daten, digitale Prozesse und idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen mit
Sie sind kommunikativ, neugierig und lösungsorientiert: Statt auf Antworten zu warten, fragen Sie aktiv nach, vernetzen sich mit den richtigen Stellen und treiben Themen selbstständig voran
Sie arbeiten strukturiert und vorausschauend, können unterschiedliche Aufgaben sinnvoll priorisieren und kommunizieren auch in einem hybriden, international aufgestellten Team souverän
Das erwartet Sie:
Ein kleines und familiäres Team in der Schweiz mit kurzen Entscheidungswegen sowie enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen in Deutschland
40-Stunden-Woche, 5 Wochen Ferien, Kompensation von Überstunden sowie Homeoffice-Möglichkeiten nach einer fundierten Einarbeitungszeit
Kostenfreie Mitarbeiterparkplätze direkt beim Gebäude, attraktive Weiterbildungsangebote über die interne Akademie und eine langfristige Perspektive in einem wertschätzenden Umfeld
Die Möglichkeit, die weitere Digitalisierung aktiv zu begleiten und bei der Einführung neuer Systeme und Arbeitsprozesse von Beginn an mitzuwirken
Sie sind gerne mittendrin, wenn unterschiedliche Themen zusammenlaufen, schätzen den Kontakt mit Menschen und möchten neben dem klassischen Office Management auch Projekte und digitale Veränderungen aktiv begleiten? Dann freut sich
Karoline Niggli
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