Assistenz Stab

Rejoignez l'UPZ, un centre de compétence en psychiatrie. Une occasion d'influencer des changements significatifs dans un environnement dynamique.
Tâches
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Assister la direction dans des tâches administratives variées.
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Planifier des réunions et gérer les protocoles efficacement.
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Contribuer à la gestion de projets et à la budgétisation.
Compétences
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Formation commerciale solide avec expérience dans un environnement de services.
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Excellentes compétences en communication en allemand.
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Maîtrise de Microsoft 365, en particulier Excel et Word.
Vous aimez organiser, réfléchir et garder une vue d'ensemble même dans un environnement dynamique ? Vous souhaitez travailler au plus près des opérations et participer activement aux changements ? Alors une tâche polyvalente vous attend au sein du staff du COO Bern à l'UPZ.
Vous vivez de près la transformation du Centre Psychiatrique Universitaire de Berne (UPZ) et contribuez activement aux changements. Actuellement, nous fusionnons les deux plus grandes institutions psychiatriques du canton de Berne afin de créer ensemble du neuf et d'assurer les soins psychiatriques de demain. Votre champ d'activités est large et évolue de manière dynamique en fonction des besoins des deux organisations COO à Berne et Münsingen. Vous collaborez avec différents groupes d'intérêt, êtes proche des décisions opérationnelles et apportez une contribution importante au bon déroulement des activités quotidiennes.
Vos tâches
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Vous soutenez la direction du staff, les responsables de secteurs et de départements ainsi que le COO Bern dans les activités quotidiennes et veillez à ce que les tâches administratives et organisationnelles soient accomplies de manière fiable
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Vous intervenez à Berne et occasionnellement à Münsingen
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Vous planifiez les rendez-vous de manière anticipée, préparez les réunions et ateliers, rédigez les procès-verbaux et gardez systématiquement un œil sur les tâches en suspens et les délais
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Vous soutenez la gestion de projets et de portefeuilles, tenez à jour les listes de tâches, assumez des tâches administratives dans la gestion des contrats et déchargez les chefs de projet
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Vous participez à la budgétisation et au contrôle des coûts et préparez les données, analyses et synthèses dans MS Excel de manière structurée et fiable
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Vous contribuez à la description et au développement des processus de travail, maintenez les processus à jour et assurez une documentation uniforme et complète
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Vous assumez des tâches de coordination entre départements et directions et garantissez un flux d'informations fluide dans le quotidien administratif
Votre profil
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Vous disposez d’une formation commerciale solide (CFC) et d’une expérience professionnelle de plusieurs années dans un environnement de services ou d’exploitation exigeant, par exemple en assistance de projet ou de direction
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Plus important que les diplômes, nous valorisons votre grande capacité de compréhension ainsi que votre esprit d’initiative
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Vous avez de l’expérience dans un environnement administratif de projet, connaissez les processus de reporting et évoluez avec assurance dans un environnement dynamique marqué par les changements
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Vous comprenez les liens comptables, avez une bonne compréhension des chiffres et gardez une vue d’ensemble lors de la budgétisation et du contrôle des coûts
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Vous travaillez de manière autonome, structurée et fiable, êtes fortement orienté service et n’hésitez pas à mettre la main à la pâte
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Vous avez une très bonne expression et une grande maîtrise du style en allemand, à l’oral comme à l’écrit, et communiquez de manière adaptée à votre interlocuteur
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Vous possédez d’excellentes compétences en utilisation de Microsoft 365, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook, et êtes ouvert aux nouveaux systèmes informatiques
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Vous vous intéressez aux thèmes de qualité et de sécurité en entreprise et avez idéalement de l’expérience dans le domaine hospitalier ou de la santé, dans la gestion de la qualité et des processus (par ex. QMPilot ou QWiki), dans la gestion des contrats ou avec des applications telles que Planforge et Messerli Software
L’UPZ
Le Centre Psychiatrique Universitaire de Berne (UPZ) est, en tant que clinique universitaire, le centre de compétence leader en psychiatrie et psychothérapie dans la région de la capitale. Il assure les soins psychiatriques dans le canton de Berne tout au long de la chaîne de soins, de la détection précoce aux thérapies ambulatoires, de jour et stationnaires, jusqu’à la réhabilitation et la médecine légale. Avec plus de 30 sites, l’UPZ offre un réseau de soins étendu. En outre, l’UPZ apporte une contribution importante dans les domaines de l’enseignement, de la formation continue et de la recherche.
Vos interlocuteurs
Anja Kobi
Anja Kobi répond à vos questions spécialisées :
T : +41 58 630 91 28
Yanis Emanuel Ryser
Mail : bewerbungen@upz-bern.ch
T : +41 58 630 96 71
Votre lieu de travail
Bolligenstrasse 111, 3000 Berne 60