Chargé·e d’accueil et de support administratif à 70%

Savez-vous transformer chaque «
bonjour
» en une première impression réussie ? Et garder le fil quand un appel, une réservation et une visite se présentent en même temps ? Devenez alors le premier visage de l’ECA pour celles et ceux qui nous contactent ou franchissent nos portes.
Pour renforcer notre division des services transversaux , nous recherchons notre futur·e :
Chargé·e d’accueil et de support administratif à 70%
Ce qui vous attend si vous nous rejoignez ?
Vous intégrerez l’équipe de réception, trait d’union entre l’ECA, son public, ses partenaires et son personnel. Votre accueil contribuera directement à l’image d’un établissement au service de la population vaudoise. Ce poste s’organise selon un horaire fixe : les lundis, mardis et jeudis toute la journée, ainsi que le vendredi matin. Vos mercredis et vendredis après-midi restent libres, pour un bel équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
À la réception comme au téléphone, vous assurerez un accueil fidèle à nos standards de qualité. Vous annoncerez les visites aux équipes concernées et orienterez le public des expositions ou des formations vers les bonnes personnes.
Vous gérerez les réservations des salles de formation et des places de parc visiteurs et épaulerez ponctuellement le responsable de la communication pour des prises de rendez-vous, des commandes ou des placements d’annonces. En remplacement, vous prendrez en charge les invitations aux événements et parrainages, de la préparation des fichiers jusqu’à l’accueil sur site.
Au quotidien, vous traiterez la boîte mail générale de l’ECA et extrairez les statistiques d’appels et de visiteurs. Vous réaliserez publipostages et les mises sous pli. Enfin, vous transmettrez votre savoir-faire aux personnes en apprentissage.
Votre profil :
Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé·e de commerce, d’un diplôme d’une école de secrétariat hôtelier ou d’accueil, ou d’une formation jugée équivalente. Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
Vous savez gérer plusieurs sollicitations en parallèle avec calme et attention. Vous reformulez une demande pour orienter du premier coup vers le bon service. Votre présentation soignée et votre courtoisie reflètent les valeurs de l’ECA. Vous maîtrisez Word, Outlook et Teams, construisez des tableaux Excel avec des formules simples et prenez rapidement en main des outils comme Genesys ou les logiciels de numérisation.
Votre parfaite maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, est indispensable. Des connaissances d’allemand et d’anglais sont un atout.
Cette opportunité vous inspire ?
Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature d’ici au 10 novembre. Une lettre de motivation n’est pas requise, nous vous invitons simplement à nous écrire 3 à 4 lignes décrivant comment votre profil fait écho au poste, à joindre votre CV, vos prétentions salariales ainsi que l'ensemble de vos certificats de travail et diplômes.
Et la suite :
Nous traitons et répondons à toutes les candidatures. Pour les personnes que nous souhaitons rencontrer, nous vous contacterons par téléphone pour vous convier à 1er entretien. Le processus se poursuivra avec un questionnaire de préférences comportementales au travail, suivi d'un 2ème entretien pour en discuter. Vous rencontrerez votre futur responsable ainsi qu’une personne des ressources humaines.
Vous avez des questions ?
N’hésitez pas à contacter Alain Decker, chargé de recrutement, au 058 721 21 21.