Collaborateur/trice administratif/ve au service Contrôle des habitants / Administrative/r Mitarbeiter/in im Bereich Einwohnerkontrolle

Zur Verstärkung unseres Bewohnerkontrolldienstes suchen wir einen Verwaltungsmitarbeiter (80 %). Die Person verwaltet alle Anfragen und Dateien im Zusammenhang mit der Einwohnerkontrolle, deren Ziel es ist, Behörden und öffentliche Verwaltungen mit den grundlegenden Informationen zu versorgen, die sie auch für statistische Zwecke über die ansässigen oder sich aufhaltenden Personen benötigen. Es gewährleistet Verwaltungsaufgaben auf unterschiedlichen Ebenen der Verantwortung und Autonomie. Am Schnittpunkt der französisch- und deutschsprachigen Kulturen nimmt die Stadt Courtepin gerne Bewerbungen auf Französisch oder Deutsch entgegen (Kenntnisse in einer der beiden Sprachen als Muttersprache und gute Kenntnisse der anderen Sprache). Einsatzbedingungen
Befristeter Arbeitsvertrag von 6 Monaten, der in einen unbefristeten Vertrag übergehen kann. Ihre Hauptaufgaben
Stellen Sie den Empfang am Schalter sicher
Verarbeiten Sie E-Mails und schreiben Sie Korrespondenz im Zusammenhang mit ihrem Aufgabenbereich
Führen Sie alle Überweisungen durch (Ankünfte, Abreisen, Hochzeiten, Geburten, Scheidungen, Adressänderungen usw.)
Bewahren Sie alle Dokumente und Aufzeichnungen zur Kontrolle von Einwohnern und Ausländern auf
Verwalten Sie Auskunfts-, Beratungs- und Informationsanfragen zu Aufenthaltsgenehmigungen, Herkunftsdokumenten, Erneuerungen von Aufenthaltsgenehmigungen und Niederlassungsbescheinigungen im Einklang mit dem Datenschutzrecht
Seien Sie Ansprechpartner für die Ausländerpolizei
Geben Sie statistische Daten für das OFS und für das SPoMi ein
Geben Sie alle notwendigen Informationen ein, um das Gebäude- und Wohnungskataster (RegBL) auf dem neuesten Stand zu halten
Führen Sie das Hunderegister, einschließlich die „Amicus“-Plattform
Halten Sie das Wählerverzeichnis aktuell und organisieren Sie den gesamten Abstimmungs- und Wahlprozess (eidgenössisch, kantonal, kommunal)
Erledigen Sie Leistungen durch Delegation selbstständig und treffen Sie Entscheidungen in standardisierten Prozessen in Ihrem Tätigkeitsbereich
Analysieren Sie Anfragen und schlagen Sie dem Vorgesetzten Lösungen vor
Nehmen Sie an Sitzungen teil, erstellen und verfassen Sie Protokolle auf Wunsch des Vorgesetzten
Schreiben Sie Briefe auf Wunsch des Vorgesetzten
Unterstützen Sie bei Bedarf andere Dienste
Seien Sie Ansprechpartner für Auszubildende
Führen Sie alle Aufgaben aus, die nicht in diesen Spezifikationen beschrieben sind und sich für die Anforderungen des Dienstes als notwendig erweisen
Ihr Profil
Erfahrung in einem ansässigen Kontrolldienst
Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich auf CFC-Niveau (oder gleichwertige Ausbildung)
Kenntnisse in zwei Amtssprachen (Französisch, Deutsch) mit guten Schreibfähigkeiten in einer der beiden Sprachen
Kenntnisse in der Microsoft Office-Software
Gewissenhaft und diskret
Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten
Verfügbarkeit und Flexibilität bei den Arbeitszeiten (einschließlich Wahltagen)
Verantwortungsbewusstsein