Corporate Services Intern

Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et favorable à la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l'égalité et combattons la discrimination, renforçant ainsi notre capacité organisationnelle. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le handicap, la race, la couleur, l'ethnie, l'identité de genre, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, le statut de vétéran ou toute autre catégorie protégée par la loi. Nous favorisons des opportunités de travail flexibles et adaptées à la famille, lorsque les besoins opérationnels et de sécurité le permettent. Le FCDO fonctionne avec une main-d'œuvre agile et, pour faciliter cela, il se peut que vous soyez amené à effectuer d'autres tâches de temps à autre, selon nos besoins raisonnables. Objectif principal du poste :
Le stagiaire en services corporatifs à l'ambassade britannique à Berne assure la gestion pratique du bureau et le soutien administratif à l'équipe des services corporatifs, avec un accent particulier sur le traitement des factures, les systèmes d'administration financière et l'administration générale du bureau. Le rôle est central dans le traitement des factures fournisseurs et des paiements, la maintenance des systèmes ERP et financiers ainsi que des outils de suivi, et le soutien aux processus d'achat à paiement, à l'administration des ressources humaines, à la logistique des arrivées et départs, et à la gestion des stocks. Ce stage offre une base pratique en administration des affaires et gestion de bureau, et convient particulièrement aux candidats ayant un intérêt réel pour la finance, les systèmes et les processus administratifs. Rôles et responsabilités :
•
Traiter les factures fournisseurs et prestataires de bout en bout, y compris vérifier leur exactitude par rapport aux bons de commande/contrats, saisir et suivre les paiements dans les systèmes financiers internes, résoudre les questions, assurer que les paiements sont effectués avec précision et dans les délais, et résoudre les problèmes liés aux processus ou aux enregistrements de paiement. •
Servir de premier point de contact pour les questions d'administration de bureau, de ressources humaines et de finance ; enregistrer et rediriger les demandes via les systèmes de suivi internes ; orienter vers les guides et escalader si nécessaire. •
Gestion de l'information pour les services corporatifs, y compris les systèmes de gestion internes et les guides en ligne, partage et maintenance des informations sur les pages Sharepoint locales. •
Gestion des stocks d'articles informatiques/locaux ; soutenir les vérifications périodiques des stocks et signaler les écarts ; fournir un support informatique de premier niveau si nécessaire. •
Soutenir l'administration budgétaire en maintenant les enregistrements dans le système financier, et aider à compiler les entrées routinières pour la réconciliation des factures, les instructions de facturation, ainsi que la comptabilité et le reporting de trésorerie. •
Soutenir l'administration des contrats/fournisseurs et les achats en tenant à jour les registres, en suivant les dates de renouvellement, en collectant les devis et en préparant des résumés simples. •
Effectuer d'autres tâches raisonnables selon les besoins, conformément à l'approche de main-d'œuvre agile du FCDO. Qualifications, compétences et expériences essentielles
•
Maîtrise professionnelle complète de l'anglais (écrit et parlé, niveau minimum C1 selon le CECR*); •
Fort intérêt pour l'administration des affaires, la gestion de bureau, les ressources humaines ou les opérations financières, et enthousiasme pour développer des compétences en traitement des factures et administration des systèmes. •
Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail ; capacité à prioriser les tâches et respecter les délais. •
Solides compétences en informatique et en numératie (par ex. Sharepoint, Outlook, Excel) et volonté d'apprendre rapidement de nouveaux systèmes. •
Confiance dans la gestion des factures, des chiffres, des systèmes administratifs/financiers et des relations avec les fournisseurs. •
Compétences professionnelles en communication, avec une approche serviable et orientée client. •
Esprit de résolution de problèmes avec une disposition à prendre en charge les processus de bout en bout. •
Capacité à gérer les informations de manière sensible et à maintenir la confidentialité. Qualifications, compétences et expériences souhaitables
•
Compétences linguistiques supplémentaires (allemand et/ou français) ; •
Expérience préalable dans le traitement des factures, la tenue de livres, l'administration financière ou la gestion de bureau (rémunérée, non rémunérée, académique ou en stage). •
Diplôme ou certification en gestion de bureau, administration des affaires, finance, ressources humaines ou domaine connexe. Heures de travail par semaine : 40
Indemnité mensuelle : 2 190 CHF
Date de début préférée : 14 décembre 2026
Autres avantages et conditions d'emploi :
Il s'agit d'un contrat de stage à temps plein de 6 mois, 40 heures par semaine incluant quatre pauses déjeuner obligatoires de 45 minutes. Les heures d'ouverture de l'ambassade sont de 07h30 à 18h30 (du lundi au jeudi) et de 07h30 à 13h30 (vendredi). Le droit aux congés annuels est de 25 jours par an, et l'ambassade bénéficie également de 13 jours fériés suisses/britanniques par an. Ces jours sont au prorata. Le candidat retenu sera soumis à des vérifications professionnelles et de sécurité avant qu'un contrat ne soit proposé. Le FCDO s'engage à un apprentissage et un développement continus. L'ambassade financera les besoins en formation conformément aux exigences de L&D, et une variété de formations est proposée tout au long de l'année, à la fois directement sur place et virtuellement via l'Académie Internationale du FCDO. Des opportunités de participer à des formations, conférences, etc. sur le lieu de travail seront offertes. Exigences en matière de visa/permis de travail : Le candidat retenu doit disposer d'une autorisation de travail préalable pour la Suisse afin de postuler. Tous les candidats doivent avoir le droit de vivre et de travailler en Suisse. Égalité d'emploi :
Nous nous engageons à garantir l'égalité des chances en matière d'emploi, indépendamment de la race, de la couleur, de l'ascendance, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de l'état civil, du handicap ou de l'identité de genre. Nous encourageons particulièrement les candidatures de personnes présentant des caractéristiques protégées. Le FCDO souhaite maximiser le potentiel de chacun de ceux qui choisissent de travailler pour nous, quel que soit leur parcours. Informations supplémentaires :
Veuillez noter que la date limite de candidature est 23h55 le jour indiqué dans le champ ci-dessus « Date limite de candidature ». Nous vous conseillons de prévoir suffisamment de temps pour compléter et soumettre votre candidature complète, car seules les candidatures complètes et soumises avant la date limite seront prises en compte. Veuillez noter que la date limite de soumission des candidatures est considérée selon le fuseau horaire du pays où le poste est vacant. Les missions diplomatiques britanniques ne pourront pas prendre en charge les frais de déplacement pour se rendre à l'entretien, ni les frais liés à la relocalisation en cas d'offre d'emploi. *Pour plus d'informations concernant le Cadre européen commun de référence pour les langues, veuillez cliquer sur le lien suivant
CECR
. Veuillez garder à l'esprit que si vous êtes invité à un entretien, vos compétences linguistiques seront évaluées.