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Movetia
est l’agence nationale pour les échanges et la mobilité. Au nom de la Confédération et des cantons, nous promouvons des activités d’échange, de mobilité ou de coopération à tous les niveaux de formation – en Suisse, en Europe et dans le monde entier.
Notre vision : Tous les jeunes doivent vivre une expérience marquante dans une autre région linguistique ou culturelle durant leur formation. Car l’échange élargit les perspectives, renforce la cohésion sociale – et favorise des compétences clés pour l’avenir telles que la pensée critique, la créativité, l’autonomie, l’ouverture et la compréhension interculturelle. Ainsi, nous contribuons au développement de l’espace éducatif suisse – connecté, diversifié et tourné vers l’avenir.
Tu es le point central où tout converge.
Tu anticipes, gardes une vue d’ensemble même avec de nombreux sujets parallèles et aimes veiller à ce que les autres puissent travailler efficacement ? Tu organises avec clairvoyance, communiques avec assurance et sais ce qui est prioritaire ? Alors tu es exactement la personne qu’il nous faut.
Tes tâches
Tu es le pivot organisationnel et administratif central autour de notre direction. Tu travailles en étroite collaboration avec le directeur, le staff de direction et la direction générale, et veilles à ce que les rendez-vous, affaires, décisions et tâches en suspens soient préparés de manière anticipée et suivis de manière fiable. Tu joues également un rôle important dans l’organisation de la direction générale et du conseil de fondation. Tu es bien plus qu’une simple assistante classique : tu réfléchis, établis des priorités et assumes de manière autonome des tâches de coordination et de staff.
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Préparation des réunions, rendez-vous, voyages et événements et garantie d’une préparation et d’un suivi fiables
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Tu gardes un œil sur les tâches en suspens, les mandats et les délais et veilles à ce que rien ne soit perdu
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Tu gères l’agenda du directeur de manière anticipée et coordonnes les rendez-vous internes et externes, les engagements et les demandes
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Soutien à la correspondance, aux présentations, aux documents et autres documents de direction
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Tu organises et accompagnes les réunions de la direction générale et du conseil de fondation – de la planification annuelle et de l’établissement de l’ordre du jour aux documents de réunion, procès-verbaux, jusqu’à la documentation et au suivi des décisions
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Coordination de certaines réunions de direction avec des partenaires institutionnels externes
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Tu assumes de manière autonome des dossiers organisationnels et administratifs et participes à des projets et initiatives transversales
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Tu développes les processus de travail, d’information et d’archivage autour de la direction et contribues à l’optimisation et à la numérisation de notre mode de travail administratif
Ton profil
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Formation commerciale ou équivalente avec formation continue pertinente, idéalement en tant qu’assistant(e) de direction, en management ou en économie d’entreprise, ou un diplôme tertiaire avec expérience professionnelle correspondante
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Plusieurs années d’expérience professionnelle dans une fonction exigeante d’assistance, de staff ou de coordination, idéalement dans l’environnement d’une direction générale ou d’une direction
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Expérience dans l’organisation et l’accompagnement d’instances de direction ou de gestion ; une expérience dans un environnement proche de la formation, public ou politique est un avantage.
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Communication orale et écrite impeccable en allemand ou en français ainsi qu’excellente connaissance de l’autre langue. De plus, tu possèdes de bonnes connaissances en anglais ; la connaissance de l’italien est un plus.
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Tu traites les informations confidentielles de manière professionnelle et discrète en toutes circonstances
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Très bonne maîtrise des outils numériques et bonne compréhension des processus de travail numériques efficaces, de la gestion documentaire et de l’organisation de l’information
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Tu es ouvert(e) à l’utilisation judicieuse et responsable de nouveaux outils numériques – y compris des applications assistées par IA
Que t’offre Movetia ?
Bien plus qu’un simple "emploi" ! Chez nous, tu travailles sur des sujets qui inspirent les jeunes. Dans une équipe d’environ 55 collègues motivés, tu peux avoir un impact actif. Notre culture d’entreprise t’offre beaucoup de liberté de création et de responsabilité personnelle. De plus :
* Profite d’un bureau moderne et joliment aménagé en plein centre de Berne.
* Café, thé et fruits frais sont disponibles gratuitement dans notre Social-Hub
* Travail hybride avec jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine
* Événements d’équipe réguliers
* Contributions forfaitaires pour téléphone portable et transports publics
* Pauses courtes rémunérées ainsi qu’un jour de compensation pour les jours fériés variables tombant un week-end
* Les primes de risque pour l’assurance LPP et NBU (caisse de pension et accidents non professionnels) sont entièrement prises en charge par Movetia
Avons-nous éveillé ton intérêt ? Nous nous réjouissons de ta candidature complète via notre portail en ligne !
Des questions ? Notre spécialiste RH, Andrea Zurfluh (andrea.zurfluh@movetia.ch), est à ta disposition.
***Nous ne traitons pas les dossiers des agences de recrutement pour ce poste***