EDUCATIONAL & SCIENTIFIC PROGRAMME ASSISTANT

ASSISTANT(E) DU PROGRAMME ÉDUCATIF ET SCIENTIFIQUE
Remplacement congé maternité - de novembre 2026 à août 2027
Département Éducation, Programmes & Accréditation
Responsable hiérarchique : Directeur de l'Éducation, des Programmes Événementiels & de l'Accréditation via le Responsable des Programmes Éducatifs
OBJECTIF DU RÔLE
L'Assistant(e) du Programme Éducatif et Scientifique fournit un soutien administratif et opérationnel pour les événements et programmes éducatifs et scientifiques de l'ERS. Travaillant en étroite collaboration avec les équipes des Activités Éducatives et des Événements Scientifiques, ce rôle soutient la réalisation des cours, conférences et processus de gestion des résumés tout en assurant une communication efficace avec les parties prenantes, une coordination précise et un support de haute qualité aux participants.
Principaux domaines de contribution
1) Gouvernance & Coordination Opérationnelle
Fournir une coordination administrative fiable et un soutien opérationnel en assurant une planification efficace, une documentation précise, un suivi en temps utile et une gestion efficiente des activités quotidiennes.
Responsabilités clés :
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Maintenir la planification opérationnelle, le suivi et la coordination administrative des programmes éducatifs et événements scientifiques assignés.
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Gérer les boîtes mail partagées, répondre aux demandes des participants et du corps enseignant et assurer un suivi rapide.
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Préparer et maintenir la documentation opérationnelle, les outils de suivi, les FAQ et les supports d’aide.
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Surveiller les échéances administratives et contribuer à la livraison en temps voulu des activités assignées.
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Contribuer à l’amélioration continue des processus opérationnels et du support aux participants.
2) Programmes Événementiels & Développement de Contenu Éducatif
Soutenir la réussite des événements scientifiques et éducatifs ainsi que les activités de gestion des résumés par une coordination, une communication et une exécution opérationnelle efficaces.
Responsabilités clés :
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Soutenir l’équipe des résumés pour le processus complet de gestion des résumés des événements scientifiques assignés, incluant les phases de soumission, d’évaluation, d’attribution et de notification.
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Communiquer avec les auteurs, évaluateurs, membres du corps enseignant et organisateurs tout au long des activités assignées.
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Soutenir la préparation et la réalisation des événements et activités en ligne, hybrides et sur site.
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Préparer la documentation des événements, les communications avec le corps enseignant, les sondages en ligne, les présentations et les supports d’apprentissage numériques.
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Publier et mettre à jour les programmes sur les systèmes opérationnels, sites web et plateformes d’inscription.
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Préparer les rapports d’évaluation des participants, les synthèses des coûts et la documentation de suivi opérationnel après les événements assignés.
3) Collaboration & Contribution Transversale
Contribuer à un environnement de travail collaboratif et performant en favorisant le travail d’équipe, le partage des connaissances et une collaboration transversale efficace au sein de l’ERS.
Responsabilités clés :
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Établir des relations de travail efficaces entre les départements de l’ERS et avec les partenaires externes.
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Partager les connaissances et contribuer aux initiatives transversales soutenant les priorités organisationnelles.
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Promouvoir des modes de travail collaboratifs et l’amélioration continue à travers les projets et partenariats.
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Contribuer ponctuellement à des projets et initiatives au-delà des responsabilités définies du rôle, en soutien aux besoins organisationnels plus larges.
Formation & Parcours Professionnel
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Licence, qualification professionnelle ou expérience équivalente en administration des affaires, gestion d’événements, programmes éducatifs ou domaine connexe.
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Expérience en assistance administrative et opérationnelle dans les programmes événementiels ou la logistique.
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Expérience dans un environnement international, médical ou à but non lucratif souhaitable.
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Expérience dans le soutien aux processus et plateformes de résumés ainsi que dans la réalisation d’événements en ligne ou hybrides est un atout.
Compétences Techniques
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Soutien administratif et opérationnel
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Administration d’événements
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Processus de gestion des résumés
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CRM et systèmes de gestion d’événements
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Systèmes de gestion de sites web et de contenu
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Suite Microsoft Office
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Outils de productivité IA (ex. Microsoft Copilot, ChatGPT ou équivalent)
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Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral, autres langues un atout
Compétences Clés
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Planification et organisation
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Orientation service
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Communication
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Souci du détail
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Collaboration et travail en équipe
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Communication avec les parties prenantes
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Adaptabilité
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Résolution de problèmes
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Amélioration continue