Empfang & Workplace Koordinator:in (80-100% - all identities and backgrounds*) in Zürich

Switch est le partenaire de digitalisation des hautes écoles suisses et une fondation à but non lucratif. Avec environ 200 collaborateurs, nous développons des solutions numériques pour l’enseignement et la recherche et renforçons la souveraineté numérique de la Suisse. Notre collaboration repose sur la confiance, la responsabilité individuelle et l’échange professionnel entre différents rôles et disciplines. Nous misons sur des solutions durables, des décisions transparentes et une manière de travailler où la réflexion et la co-création sont souhaitées.
Nous recherchons un soutien pour notre équipe de gestion de bureau ! Tu es le cœur de notre bureau et la première personne de contact pour les collaborateurs, clients et invités. Avec ton talent d’organisation, ton sens du service et ta présentation professionnelle, tu assures le bon déroulement du quotidien au bureau et crées une atmosphère accueillante sur notre site.
Coordinateur·rice Réception & Workplace (80-100% - toutes identités et origines*) à Zurich
Ton quotidien chez nous
Réception & accueil des visiteurs
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Tu accueilles et assistes nos visiteurs avec chaleur et professionnalisme.
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Tu gères le standard téléphonique, réponds aux appels et les transmets aux bonnes personnes de contact.
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Tu gères nos boîtes mail centrales, examines les demandes entrantes, les priorises et assures leur bonne transmission.
Gestion du bureau & workplace
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Tu coordonnes les salles de réunion, les espaces communs et le calendrier du bureau.
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Tu assures le bon fonctionnement de notre infrastructure de bureau et coordonnes les sujets tels que la gestion des accès, les clés, les places de parking, les postes de travail ainsi que les prestataires externes.
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Tu es responsable de la gestion du courrier et des envois.
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Tu gères les fournitures de bureau et consommables ainsi que la cafétéria et veilles à ce que tout soit toujours parfaitement équipé.
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Tu soutiens notre site de Lausanne depuis Zurich sur les questions administratives et organisationnelles.
Événements & expérience collaborateurs
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Tu organises des événements internes, apéros et team-buildings de la planification au suivi.
Ce que tu apportes
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Formation commerciale achevée ou qualification équivalente.
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Tu es une personne chaleureuse, calme et accueillante.
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Orientation service marquée ainsi que fortes compétences en communication orale et écrite.
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Présentation professionnelle et assurée envers les parties prenantes internes et externes.
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Grand talent d’organisation ainsi qu’une manière de travailler structurée, précise et fiable.
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Travail autonome avec une claire priorisation des tâches.
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Grande résistance au stress, flexibilité et esprit pratique.
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Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel et SharePoint) et expérience avec macOS.
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Allemand langue maternelle et bonnes connaissances en anglais.
Ce qui te distingue
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Tu apprécies le contact personnel et es présent·e sur place pendant nos heures de bureau de 08h00 à 17h00.
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Tu agis de manière orientée service et solution et as une attitude professionnelle.
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Tu penses de manière interconnectée et comprends les liens transversaux entre les domaines.
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Tu accueilles les changements avec ouverture et apportes tes propres idées pour une amélioration continue.
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Tu assumes des responsabilités et travailles de manière fiable et autonome.
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Tu apprécies le travail en équipe et communiques de manière claire et respectueuse.
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Tu traites les informations sensibles avec discrétion et confiance.
Pas indispensable, mais nous serions ravis que tu apportes également les éléments suivants :
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Expérience à la réception, en gestion de bureau ou workplace management.
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Expérience dans l’événementiel, l’hospitalité ou le secteur des services.
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Expérience dans la collaboration avec des prestataires externes.
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Connaissances d’Atlassian Confluence et Jira.
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Connaissances en français.
Voici comment nous travaillons chez Switch
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Chez Switch, nous communiquons sur un pied d’égalité, c’est pourquoi il est important pour nous de se tutoyer dès le premier contact.
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Nous vivons la collaboration et considérons l’apprentissage tout au long de la vie comme la clé du succès.
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En tant que prestataire de services en digitalisation et innovation, nous façonnons l’environnement des hautes écoles suisses de demain.
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Chez nous, le bilinguisme est une ADN vécue, les Switchies passent naturellement du allemand à l’anglais au quotidien. Pour que tous atteignent un niveau de langue confortable, nous offrons un soutien et des formations linguistiques.
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Nos bureaux sont situés en centre-ville et facilement accessibles par les transports publics.
Souhaites-tu contribuer à créer un lieu de travail où collaborateurs et invités se sentent également les bienvenus ? Alors nous nous réjouissons de faire ta connaissance. Merci de t’assurer que nous pouvons consulter ton dossier complet dès le départ :
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Lettre de motivation : raconte-nous pourquoi tu t’intéresses à Switch, ce qui te passionne dans cette offre d’emploi et en quoi tu as déjà acquis de l’expérience en lien avec ce rôle.
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Dossier de candidature : CV actuel, tous les certificats de travail et attestations ainsi que les preuves/diplômes de tes formations et perfectionnements.
Processus de candidature
Jenny t’emmène dans cette vidéo dans les coulisses et t’explique le déroulement de notre processus de candidature :
Ton contact pour ce poste :
Switch
People & Culture
Équipe recrutement
Tél. 044 268 15 15
As-tu encore des questions ?
Quelque chose n’est pas clair ou as-tu des questions ? Alors contacte simplement
people@switch.ch
. Nous sommes heureux de t’accompagner tout au long du processus de candidature ! Plus d’informations sont également disponibles sur
www.switch.ch
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*Switch est composé de personnes aux origines et modes de vie très divers. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l’identité de genre, l’orientation sexuelle, l’ethnicité, la religion, l’âge, le handicap, le statut de grossesse ou d’autres différences. Si tu as un handicap, merci de nous faire savoir comment nous pouvons améliorer le processus de candidature pour toi ; nous sommes heureux de t’aider !
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Merci de noter que nous n’acceptons les candidatures que via notre portail d’emploi. Les candidatures envoyées par e-mail ne peuvent malheureusement pas être prises en compte.
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Pour ce poste, nous n’acceptons pas les candidatures des agences de recrutement.
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switch.ch/jobs
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