Executive Assistant 100%

En tant qu'assistant(e) de direction, vous soutenez la direction générale, la haute direction ainsi que certains comités dans des tâches organisationnelles, administratives et de coordination. Vous assurez des processus efficaces, gardez une vue d'ensemble sur des sujets complexes et des priorités, et garantissez une préparation et un suivi professionnels des décisions, réunions et projets.
Dans votre fonction, vous agissez comme un point de contact de confiance entre la direction générale, les collaborateurs et les parties prenantes externes. Vous pensez de manière prospective, identifiez les priorités et les besoins d'action à un stade précoce, et veillez à ce que les sujets, informations et décisions pertinents reçoivent l'attention nécessaire au bon moment. Vous préparez les informations de manière adaptée aux destinataires, coordonnez et priorisez les demandes avec une grande autonomie, et soutenez la direction générale par une action proactive et une compréhension approfondie des contextes commerciaux. Parallèlement, vous favorisez une communication claire et transparente, renforcez la collaboration interservices et contribuez activement à rendre visibles et tangibles nos valeurs d'entreprise, stratégies et initiatives culturelles au sein de l'entreprise.
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Organisation, coordination et accompagnement administratif des réunions, séances et comités au niveau de la direction générale, de la haute direction et du conseil d'administration
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Planification et gestion des cycles récurrents de réunions et comités
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Rédaction de procès-verbaux, documents de décision, présentations, analyses et documents de gestion
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Coordination et suivi des tâches, décisions et mesures issues des réunions, projets et comités
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Soutien à la direction générale et à la haute direction dans les tâches organisationnelles, administratives et transversales
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Soutien à certains cadres dans la gestion de la correspondance et des e-mails ainsi que préparation et traitement autonome de sujets de communication exigeants en leur nom
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Soutien à la direction générale et à la haute direction dans la communication interne et externe, y compris la préparation de sujets complexes, la rédaction de correspondance, l'assurance d'un flux d'information efficace ainsi que la communication au nom des cadres auprès des collaborateurs, clients, partenaires commerciaux et autres parties prenantes
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Participation à l'élaboration et à la création de directives, documents organisationnels, modèles, présentations et documentations
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Soutien aux projets transversaux, initiatives organisationnelles et changements
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Participation aux sujets de conformité, audit, gouvernance et documentation
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Organisation et accompagnement administratif d'ateliers, événements de gestion et manifestations internes
Exigences
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Formation continue dans les domaines de l'organisation, de l'assistance, de la gestion de bureau, de la coordination de projets ou de l'économie d'entreprise
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Plusieurs années d'expérience professionnelle en tant qu'assistant(e) de direction, assistant(e) personnel(le) ou en gestion de bureau
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Maîtrise avancée de Microsoft 365 (notamment Outlook, Teams, PowerPoint et Word) ainsi qu'une forte affinité digitale ; une première expérience avec des outils de travail assistés par IA est un avantage
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Excellentes compétences en communication ainsi que la capacité à préparer des décisions de gestion, des stratégies et des sujets complexes de manière adaptée aux destinataires et à les transmettre de façon compréhensible à différents groupes cibles
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Expérience dans l'organisation et la coordination de réunions, événements, projets ou comités
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Maîtrise parfaite de l'allemand et très bonne connaissance de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit
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Grande initiative personnelle ainsi qu'une manière de travailler autonome, structurée et fiable
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Grand sens de l'organisation combiné à une forte orientation service et prestation
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Capacité de réflexion en réseau ainsi que d'excellentes compétences en priorisation, planification et coordination
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Présentation professionnelle, grande discrétion et sens aigu des responsabilités
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Flexibilité, esprit pratique et plaisir à gérer simultanément des sujets variés dans un environnement dynamique
Avantages
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Caisse de pension Gübelin
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Indemnités d'ancienneté
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Boissons gratuites
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Droit à des congés attractifs
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Jours ponts supplémentaires