Executive Assistant (40-60 %)

Über uns
Die Mereas GmbH entwickelt, saniert und vermarktet Wohnliegenschaften im Raum Basel. Unser Fokus liegt auf der Entwicklung von Altbauliegenschaften, der Begründung von Stockwerkeigentum sowie der hochwertigen Sanierung von Wohnimmobilien.
Wir denken unternehmerisch, treffen Entscheidungen pragmatisch und entwickeln unser Unternehmen konsequent weiter. Aktuell bauen wir unsere internen Prozesse neu auf und setzen verstärkt auf Digitalisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz. Dafür suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, welche diesen Weg aktiv mitgestaltet.
Ihre Aufgaben
Sie unterstützen die Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgen dafür, dass Projekte effizient vorbereitet und begleitet werden.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
Selbstständige Organisation und Koordination administrativer Abläufe
Eigenständige Terminplanung und Organisation
Vorbereitung von Unterlagen für Banken, Notare, Käufer und Geschäftspartner
Unterstützung bei Immobilienprojekten von der Planung bis zum Verkauf
Administrative Begleitung von Kaufverträgen, Finanzierungen und Beurkundungen
Organisation und Nachverfolgung von Pendenzen
Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer Prozesse
Aktive Mitarbeit beim Einsatz von Microsoft 365, Copilot und KI-Lösungen zur Effizienzsteigerung
Allgemeine organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
Rechnungskontrolle und Zahlungsverkehr
Personal
Ihr Profil
Sie arbeiten gerne selbstständig, denken mit und erkennen Aufgaben, bevor man Sie darauf hinweisen muss.
Sie bringen idealerweise mit:
Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung in der Administration
Erfahrung im Immobilien-, Architektur- oder Bauwesen von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
Interesse an Digitalisierung, Prozessoptimierung und künstlicher Intelligenz
Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
Organisationsgeschick und hohe Eigenverantwortung
Freundliches und professionelles Auftreten
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Was wir bieten
Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
Ein modernes Arbeitsumfeld mit Fokus auf Digitalisierung und Innovation
Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
Ein motiviertes und unternehmerisches Umfeld, in dem Ideen willkommen sind
Wen wir suchen
Wir suchen keine klassische Assistentin, die auf Anweisungen wartet.
Wir suchen eine Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, ein Unternehmen aktiv weiterzuentwickeln. Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten, digitale Lösungen spannend finden und den Überblick behalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Interessiert?
Dann senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, Zeugnissen und Ihrem frühestmöglichen Eintrittstermin.
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.