Executive Assistant Geschäftsführung & Verwaltungsrat

Vos tâches
• Organisation et coordination anticipées du quotidien de travail de la direction générale
• Planification, priorisation et mise à jour continue des rendez-vous, calendriers et créneaux horaires
• Coordination des rendez-vous du conseil d'administration ainsi que gestion de la planification annuelle et des réunions
• Préparation contenue et organisationnelle des réunions de la direction générale et du conseil d'administration
• Élaboration des ordres du jour, compilation des documents de réunion et garantie d'une documentation en temps utile
• Prise de procès-verbaux précise des réunions de la direction générale et du conseil d'administration
• Documentation et suivi rigoureux des décisions, tâches, délais et points en suspens
• Tri et priorisation des e-mails et demandes entrants ainsi que préparation ou réponse autonome à la correspondance
• Préparation des bases de décision, briefings, présentations, rapports et informations de gestion
• Réalisation d'enquêtes préalables et recherches sur des questions opérationnelles, organisationnelles et stratégiques
• Coordination et communication fiable avec les chefs de département, services internes spécialisés, autorités, donneurs d'ordre et autres partenaires externes
• Collecte d'informations pertinentes auprès des parties prenantes internes ainsi que synthèse structurée et compréhensible pour la direction générale
• Soutien à la préparation et à la mise en œuvre de projets stratégiques et transversaux
• Prise en charge de projets de coordination et d'amélioration propres sur mandat de la direction générale
• Identification des points ouverts, risques et besoins de décision ainsi qu'escalade précoce
• Classement professionnel et gestion des documents confidentiels de la direction et du conseil d'administration
• Utilisation ciblée de l'IA pour les recherches, résumés, correspondance, documents de réunion, analyses et processus de travail plus efficaces
• Recherche continue de possibilités pour décharger la direction générale sur le plan organisationnel et contenu afin de lui permettre de se concentrer sur les tâches de direction essentielles
Votre profil
• Formation commerciale avec formation continue pertinente ou diplôme universitaire, par exemple en gestion d'entreprise, droit, communication, gestion publique ou domaine comparable
• Expérience de plusieurs années en tant qu'assistant exécutif, assistant de direction, au secrétariat du conseil d'administration, PMO ou fonction de coordination comparable
• Expérience dans la préparation et la prise de procès-verbaux des réunions de direction ou du conseil d'administration est un avantage
• Intérêt marqué pour les contextes opérationnels, organisationnels et stratégiques
• Capacité à s'immerger rapidement dans des sujets nouveaux et complexes et à identifier les points décisifs
• Très bonnes compétences écrites et orales en allemand ainsi qu'un style d'écriture précis et adapté au destinataire
• Compétences numériques élevées et maîtrise assurée de Microsoft 365
• Expérience pratique approfondie avec les applications d'IA et approche réfléchie de leurs possibilités, limites et exigences en matière de protection des données
• Compétences prononcées en organisation, priorisation et gestion autonome
• Méthode de travail prospective et capacité à initier des tâches de manière autonome et à les mener à bien de manière fiable
• Discrétion, loyauté et fiabilité absolue dans le traitement des informations confidentielles
• Habileté diplomatique et en même temps la rigueur nécessaire pour exiger informations et points en suspens auprès de différentes parties prenantes
• Calme, vue d'ensemble et capacité de décision même avec de nombreux sujets parallèles et changements de dernière minute
• Personnalité orientée service, pragmatique et axée sur les solutions
• Volonté de prendre des responsabilités et de se développer progressivement, selon son profil, vers une fonction plus étendue de Chief of Staff
Pourquoi nous ?
• Une fonction centrale de confiance en collaboration directe avec la direction générale et le conseil d'administration
• Une vue exceptionnellement large sur les sujets stratégiques, opérationnels, personnels et financiers de l'entreprise
• Un domaine de tâches polyvalent avec une grande autonomie et un impact direct
• La possibilité de contribuer activement aux processus de direction, de décision et d'information
• Une entreprise dynamique dans une phase importante de croissance et de développement
• Un environnement de travail où la numérisation et l'utilisation responsable de l'IA sont expressément encouragées
• Une perspective de développement à long terme vers le poste de Chief of Staff, selon expérience, intérêt et développement personnel
• Une activité socialement pertinente à l'interface entre mission publique et responsabilité entrepreneuriale