Executive Assistant & Office Manager

Legend Capital Europe recherche un(e) Assistant(e) de Direction & Responsable de Bureau fiable, bien organisé(e) et proactif(ve) pour rejoindre notre équipe à Zurich.
Le rôle initial consistera à fournir un soutien exécutif de haute qualité et à assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau. Au fur et à mesure du développement de l’organisation, il pourrait y avoir des opportunités de prendre en charge un éventail plus large de responsabilités, y compris le soutien à certains projets liés aux affaires et aux investissements.
Vos Responsabilités
-Soutien Exécutif
Gérer les calendriers, coordonner les réunions et organiser les déplacements professionnels pour la directionPréparer la correspondance, les documents, les présentations et les supports de réunionSoutenir l’organisation et le suivi des réunions internes et externesGérer les informations sensibles et confidentielles avec discrétion
-Gestion de Bureau et Administration
Soutenir le bon fonctionnement quotidien du bureau de ZurichCoordonner les installations du bureau, les fournitures, les achats et l’administration généraleAssurer la liaison avec les prestataires externes en RH, comptabilité, finance et informatiqueTenir à jour les dossiers, la documentation et les processus administratifsAider à l’organisation des événements d’entreprise et des réunions d’affaires
-Communication et Coordination
Servir de point de contact pour les collègues, partenaires commerciaux, conseillers et prestatairesCoordonner la communication et les questions administratives entre différents pays et fuseaux horairesAssurer le suivi en temps utile des actions convenues et des questions administratives
-Soutien aux Projets
Fournir un soutien administratif et de coordination pour certains projets selon les besoinsAider à l’organisation des réunions, à la documentation, à la collecte d’informations et au suiviSelon l’expérience, l’intérêt et les besoins de l’entreprise, prendre progressivement en charge des responsabilités plus larges de soutien aux projets
Votre Profil
Expérience pertinente en tant qu’Assistant(e) de Direction, Responsable de Bureau ou dans un rôle administratif comparableMaîtrise du chinois et de l’anglais indispensableAllemand niveau B2 ou supérieur pour la communication avec les autorités locales, fournisseurs et prestatairesBonne maîtrise de Microsoft Office, en particulier Outlook, Word, Excel et PowerPointExcellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs prioritésProfessionnel(le), discret(ète), fiable et attentif(ve) aux détailsProactif(ve) et pragmatique, avec une attitude positive et volontaire À l’aise dans un environnement de travail petit, international et en développementUn intérêt pour les affaires internationales et l’investissement serait un atout
Ce Que Nous Offrons
Un poste varié d’Assistant(e) de Direction et Responsable de Bureau dans un environnement internationalCollaboration étroite avec la directionL’opportunité d’apprendre sur les activités internationales d’affaires et d’investissementPossibilité d’élargir le champ du rôle au fil du temps, selon les performances, les intérêts et le développement de l’organisationConditions compétitives et un lieu de travail attractif au cœur de Zurich