Assistent der Geschäftsführung und privater PA des Vorstandsvorsitzenden und CEO

Über das Unternehmen
Eine private Investmentholding mit Sitz in Zürich. Über seine operativen Gesellschaften entwickelt das Unternehmen neben eigenen Investitionen in neue Technologien auch strategische Ressourcen vor Ort. Das Zurich-Team ist klein und hochrangig, mit kurzen Entscheidungswegen – diese Rolle hat direkte Sichtbarkeit und Wirkung. Wir sind auf der Suche nach einem organisierten, verantwortungsbewussten und proaktiven Assistenten, der die klassische Assistenz der Geschäftsleitung für unseren Vorstandsvorsitzenden und CEO mit Unternehmens- und Bürounterstützung für das Zürcher Team – und insbesondere mit privater und familiärer Unterstützung für den Schulleiter – verbindet. Dies ist eine echte rechte Hand, die sowohl den beruflichen als auch den privaten Bereich umfasst und für jemanden geeignet ist, der Spaß an Abwechslung hat, echte Verantwortung übernimmt und Diskretion als eine Selbstverständlichkeit betrachtet. Hauptaufgaben
Geschäftsführungsassistenz des CEO
Buchen und verwalten Sie internationale Reisen (Flüge, Hotels, Visa), sowohl europaweit als auch weltweit
Verwalten Sie den Kalender des CEO proaktiv über Zeitzonen hinweg, um Konflikte vorherzusehen und die Fokuszeit zu schützen
Bereiten Sie Besprechungsbriefings, Tagesordnungen und Folgemaßnahmen vor; Verfolgen Sie Aktionselemente bis zum Abschluss
Verfolgen und verarbeiten Sie Ausgaben gemäß der Ausgabenrichtlinie der Gruppe
Fungieren Sie als erster Ansprechpartner für den Kalender und die Korrespondenz des CEO und üben Sie ein fundiertes Urteilsvermögen bei der Priorisierung und dem Zugriff aus
Unternehmens- und Governance-Unterstützung
Unterstützung der Vorstandssitzungslogistik (Terminplanung, Vorstandspakete, Beschlüsse)
Sorgen Sie für die Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten über alle Gruppeneinheiten hinweg
Verfolgen Sie gesetzliche Fristen und Anmeldefristen
Zusammenarbeit mit externen Anbietern (Treuhänder, Versicherungsmakler, externe Berater, Banken) in administrativen Angelegenheiten
Privat- und Familienunterstützung
Planen und verfolgen Sie persönliche Termine für den Schulleiter und die Familie (medizinisch, zahnmedizinisch usw.), einschließlich Erinnerungen und Nachsorgetermine
Koordinieren Sie die Schulverwaltung und -kommunikation der Kinder, außerschulische Aktivitäten und die damit verbundene Logistik – größtenteils auf Deutsch
Planen und buchen Sie private und familiäre Reisen und Ferien
Kümmere dich um die Haushaltsverwaltung: Versicherungspolicen, Fahrzeugangelegenheiten (Zulassung, Wartung, Termine), immobilienbezogene Formalitäten und Koordination von Auftragnehmern und Dienstleistern
Verwalten Sie persönliche Besorgungen, Einkäufe, Geschenke sowie Restaurant- und Veranstaltungsreservierungen
Dienen Sie als verlässlicher Koordinationspunkt zwischen Büro, Haushalt und Familie
Büromanagement und länderübergreifende Koordination
Unterstützen Sie den täglichen Betrieb des Zürcher Büros (Lieferungen, Einrichtungen, Besucher, Post)
Unterstützen Sie die administrative Koordination aller internationalen Einheiten der Gruppe
Kandidatenprofil
Erforderlich
Erfahrung als persönlicher/geschäftsführender Assistent, privater PA oder in einer vergleichbaren Rolle zur Unterstützung der leitenden Führungsebene, eines Schulleiters oder einer Familie
Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift) – Deutsch ist für Schulen, medizinische Anbieter und die Schweizer Verwaltung unerlässlich
Erfahrung in der Organisation komplexer internationaler Reisen
Hohe Diskretion; in der Lage, verantwortungsvoll mit vertraulichen rechtlichen, personalbezogenen, finanziellen, familiären und haushaltsbezogenen Informationen umzugehen
Fühlen sich wohl in der engen Zusammenarbeit mit einer Familie und einem Führungsteam und sind in der Lage, sich ganz natürlich zwischen beiden zu bewegen
Proaktiv, praxisorientiert, lösungsorientiert; Fühlen Sie sich wohl in einem kleinen, schlanken Team ohne große Bürokratie
Gute MS-Office-Kenntnisse; bequemes Erlernen neuer Werkzeuge
Gültige Schweizer Arbeitsbewilligung oder EU/EFTA-Staatsbürgerschaft
Advantageous
Vorerfahrung in einem Family Office, einem Privathaushalt oder einem unternehmergeführten Umfeld
Vertrautheit mit dem Schweizer Schulsystem und den lokalen Verwaltungsabläufen
Weitere Sprachen (z. B. Französisch)
Arbeitsvereinbarungen
Hierbei handelt es sich um eine Vor-Ort-Stelle im Zentrum von Zürich während der normalen Bürozeiten. Angesichts der Dimension der privaten Unterstützung wird gelegentliche Flexibilität außerhalb der Standardzeiten für zeitkritische persönliche oder Reiseangelegenheiten erwartet; Dies wird vernünftig gehandhabt und im Gegenzug mit Flexibilität erwidert. Was wir anbieten
Direkter, täglicher Kontakt zum Vorstandsvorsitzenden/CEO, dem COO und den Geschäftsabläufen auf Vorstandsebene in einer unternehmerischen, internationalen Holdinggruppe
Eine wirklich abwechslungsreiche Rolle, die klassische PA/EA-Tätigkeit, Einblick in Unternehmensabläufe und private/familiäre Unterstützung vereint
Eine Position echten Vertrauens mit sinnvoller Autonomie und kurzen Entscheidungswegen
Ein kleines, erfahrenes, unbürokratisches Team
Zentraler Bürostandort in Zürich
Eine wettbewerbsfähige Vergütung, die der Breite und dem Dienstalter der Position entspricht
So bewerben Sie sich
Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben über diese Plattform ein. Der Arbeitgeber wird aus Gründen der strategischen Vertraulichkeit zum jetzigen Zeitpunkt nicht genannt. Den Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden vor dem Vorstellungsgespräch vollständige Unternehmensdaten mitgeteilt. Wir achten als Arbeitgeber auf Chancengleichheit und behandeln alle Bewerbungen streng vertraulich.