Executive Assistant to the CEO & Operations Manager (80–100 %)

Responsable principal des opérations commerciales & Assistant exécutif du CEO (80–100 %)
Swiss-Canna Group AG et ses entreprises affiliées opèrent en Suisse et en Allemagne. Pour soutenir notre CEO et coordonner nos opérations commerciales, nous recherchons une personne expérimentée, autonome et absolument fiable.
Ce poste de confiance polyvalent va bien au-delà d'une fonction d'assistance classique. Vous serez le point central de liaison entre la direction, la comptabilité, les fiduciaires, les avocats, les autorités, les actionnaires, les fournisseurs et d'autres partenaires externes.
Vos tâches
● Soutien opérationnel et administratif direct du CEO et des directions
● Gestion autonome, coordination et suivi de processus commerciaux complexes
● Préparation de la comptabilité ainsi que collaboration avec les comptables, fiduciaires et conseillers fiscaux en Suisse et en Allemagne
● Élaboration d'analyses, de calculs, de factures interentreprises, de synthèses de TVA et de documents de clôture annuelle
● Gestion des factures, paiements, délais et contrats
● Gestion et préparation des données des actionnaires, contrats d'achat d'actions, transferts d'actions et documents relatifs aux mesures de capital
● Préparation de bases décisionnelles, présentations, correspondance commerciale professionnelle et documents contractuels
● Soutien à l'administration du personnel, contrats de travail, entrées et sorties ainsi que coordination avec la paie externe
● Communication et coordination avec les autorités, laboratoires, organismes de contrôle, assurances et conseillers externes
● Soutien sur les questions réglementaires et de droit des sociétés
● Coordination des fournisseurs, prestataires, logistique, stocks ainsi que des opérations d'importation et d'exportation
● Analyse et coordination des données de vente Shopify, Amazon et autres
● Soutien à la distribution en pharmacie, calculs de produits, documents pour site web, marketing et ventes
● Gestion et structuration de Microsoft 365, SharePoint, OneDrive ainsi que des systèmes internes de documents et d'archivage
● Optimisation des processus administratifs et opérationnels existants
Votre profil
● Formation commerciale achevée ou qualification équivalente
● Plusieurs années d'expérience dans une fonction exigeante d'assistance, d'opérations commerciales ou d'interface commerciale
● Très bonnes connaissances de Microsoft 365, notamment Excel, Outlook, Word, Teams et SharePoint
● Bonne compréhension de la comptabilité préparatoire, des finances, des contrats et des processus opérationnels
● Expérience de collaboration avec des directions, conseillers fiscaux, fiduciaires et avocats
● Très bonnes connaissances de l'allemand à l'oral et à l'écrit ; la connaissance de l'anglais est un atout
● Méthode de travail structurée, soigneuse et absolument discrète
● Forte initiative personnelle et capacité à assimiler rapidement des sujets nouveaux et complexes
● Grand sens des responsabilités, résistance au stress et suivi rigoureux des tâches en suspens
● Expérience des structures d'entreprises suisses et allemandes est un avantage
Ce que nous offrons
● Un poste clé varié avec une collaboration directe avec le CEO
● Grande autonomie et prises de décision rapides
● Un champ d'activités diversifié couvrant plusieurs sociétés
● Possibilité de développer et d'optimiser activement les processus existants
● Un emploi fixe avec un taux d'activité de 80–100 %
● Salaire annuel à 100 % : CHF 95’000 à CHF 110’000 brut, selon qualification et expérience
Organisation flexible du travail : l'activité peut être exercée partiellement ou principalement en télétravail après accord. Une présence quotidienne dans nos bureaux n'est pas requise.
Nous nous réjouissons de recevoir votre dossier de candidature complet avec indication de votre date d'entrée possible.