Executive Assistant

Nous souhaitons pourvoir ce poste sans l'aide d'agences de recrutement.
Assistant(e) de direction
Tu soutiens une petite équipe ambitieuse. Et une équipe d'agents IA t'aide dans cette tâche.
Temps partiel 50 %, immédiat ou à convenir.
Zurich, SuisseEmplois
À propos du rôle
Tes missions
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•Point de contact pour l'équipe : toute personne ayant une question vient d'abord à toi — que ce soit pour les notes de frais, le prochain événement d'équipe ou le congé maternité. Tu prends en charge les demandes, trouves des réponses ou les transmets. À l'extérieur, tu es la première voix pour les candidates, fournisseurs et partenaires.
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•Finance & comptabilité : saisir et comptabiliser les factures fournisseurs, comptabiliser les relevés de cartes de crédit, rapprocher les transactions bancaires, préparer la clôture mensuelle. Tu travailles avec Bexio et te coordonnes avec notre fiduciaire externe pour les salaires, la révision annuelle, les questions de droit du travail ou fiscal.
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•RH & administration du personnel : gérer les entrées et sorties, coordonner le recrutement, suivre les absences et soldes de congés, préparer les entretiens employés. Tu gères nos assurances (LPP, UVG/AC) et es l'interlocuteur pour tout ce qui concerne les prestations sociales.
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•Bureau & organisation : répondre aux mails, organiser le matériel de bureau et la restauration, planifier les événements — de l’atelier pratique mensuel au week-end neige annuel. Tu veilles à ce que notre bureau soit un lieu où il fait bon travailler.
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•Reporting & KPIs : préparer mensuellement les indicateurs financiers et RH. La direction s’appuie sur tes chiffres.
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•IT & licences : gérer les licences des outils, installer les postes de travail, coordonner les achats de matériel.
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•Projets & support commercial : coordonner les réunions, maintenir les modèles, établir trimestriellement les factures de support.
Comment l’IA transforme ton travail
Voici à quoi ressemble le travail
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•La clôture mensuelle approche. Un agent a préenregistré les factures fournisseurs dans Bexio — pour trois d’entre elles, le centre de coûts est incorrect, et pour une, la TVA manque. Tu identifies les trois erreurs, pas l’agent.
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•Une collègue annonce un congé maternité. Tu clarifies avec la fiduciaire le maintien du salaire, informes la caisse de pension collective, ajustes le solde des congés et informes la direction de projet du calendrier — dans cet ordre, sans qu’on ait à te relancer.
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•Le week-end neige est dans cinq semaines. Quatorze personnes, trois préférences alimentaires, un hébergement pas encore confirmé. Tu décides quand relancer et quand modifier la réservation.
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•La direction a besoin des chiffres mensuels pour vendredi. Un indicateur semble anormal. Tu ne le fournis pas sans commentaire, mais enquêtes d’abord sur l’écart.
Ce que tu apportes
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•Formation commerciale de base et trois ans dans un rôle similaire.
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•Une tâche récurrente déléguée à un outil IA. Lors de l’entretien, nous demandons ce qui a mal tourné et comment tu t’en es rendu compte. « J’ai essayé ChatGPT » ne suffit pas.
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•Responsabilité partagée pour la clôture mensuelle ou la paie. Le logiciel importe peu — tu dois détecter quand un chiffre ne peut pas être correct.
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•Allemand impeccable, sans relecture. Candidats, assurances et fournisseurs dans trois registres de langue. Anglais pour fournisseurs et contrats.
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•Autonomie sur la semaine. À 50 %, personne ne gère ta liste de tâches.
Atouts supplémentaires — mais pas obligatoires
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•Expérience avec Bexio ou un logiciel de comptabilité similaire
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•Organisation d’événements pour dix à vingt personnes
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•Connaissance des assurances sociales suisses (LPP, UVG/AC) et collaboration avec une fiduciaire
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•Tu as déjà mandaté un agent ou mis en place une automatisation — et l’as ensuite ajustée car elle ne faisait pas ce que tu voulais
Ce poste n’est pas pour toi si
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•Tu souhaites simplement exécuter des tâches assignées. Ici, tu décides toi-même ce qui est important cette semaine
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•Tu veux te concentrer sur un domaine. Comptabilité, RH, événements et licences IT sont tous sous ta responsabilité
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•Tu évites les outils IA. Mandater et contrôler les agents fait partie du travail
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•Tu cherches un rôle sans contact extérieur. À l’extérieur, tu es la première voix de l’entreprise
Rémunération
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•Salaire de base de 40 000 à 46 000 CHF par an pour un poste à 50 %
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•Bonus d’entreprise, part de bonus via revue par les pairs
Lieu de travail et présence
Notre offre
Ce qui nous distingue
Postule !
Jan — Dans une équipe engagée avec des ingénieurs expérimentés et d’excellentes conditions de travail, nous t’offrons de nombreuses possibilités de développement au cœur de Zurich. Envoie-nous ta candidature avec tes prétentions salariales et ta date de début possible — Jan répond volontiers à tes questions préalables.