Family Office Adminstrator

Administrateur de Family Office
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Directeur Général
À propos de Linden Management AG
Linden Management est un family office boutique offrant un soutien stratégique, administratif, en investissement et opérationnel à travers plusieurs entités et parties prenantes.
Notre environnement est professionnel, collaboratif et axé sur les relations, avec une forte emphase sur la discrétion, l'excellence du service, la responsabilité et l'efficacité opérationnelle. Nous sommes fiers d'offrir un soutien exceptionnel tout en maintenant les plus hauts standards d'intégrité, de confidentialité et de professionnalisme.
Nous recherchons un Administrateur de Family Office motivé pour soutenir les opérations quotidiennes du bureau et fournir une assistance administrative au Directeur Général et aux principaux membres du family office.
Résumé du poste
L'Administrateur de Family Office assure l'administration du bureau et le soutien administratif au Directeur Général et aux principaux membres, aidant à garantir le bon déroulement quotidien du family office.
Le rôle soutient l'administration du bureau, les activités de soutien exécutif et les services de conciergerie pour les principaux membres et leurs familles. En travaillant avec des partenaires et prestataires de confiance, l'Administrateur de Family Office veille à ce que les activités du family office soient gérées de manière efficace, professionnelle et discrète.
Le candidat retenu est très organisé, orienté service et attentif aux détails, avec un fort engagement envers la précision et la qualité. Il est capable de répondre avec un sens approprié de l'urgence tout en prenant le soin nécessaire pour s'assurer que le travail est complet, précis et présenté professionnellement avant d'être finalisé ou distribué.
Responsabilités clés
Soutien au Directeur Général
Fournir un soutien administratif quotidien au Directeur Général. Coordonner les réunions, y compris les ordres du jour, les documents de réunion, les présentations et les actions de suivi. Servir d'intermédiaire avec les partenaires de confiance, banques, fiduciaires, avocats, conseillers fiscaux et prestataires de services pour faciliter les demandes selon les directives du Directeur Général. Préparer la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents professionnels. Suivre les points d'action et soutenir l'achèvement en temps voulu des priorités administratives.
Soutien aux Principaux Membres & Famille
Fournir des services de conciergerie aux principaux membres et à leurs familles. Coordonner les arrangements de voyage, hébergements, réservations, transports et autres demandes liées au style de vie. Soutenir les événements familiaux, initiatives caritatives et projets spéciaux. Maintenir des dossiers précis et confidentiels du family office.
Administration du bureau
Soutenir le fonctionnement administratif quotidien du family office. Soutenir les équipes "Comptabilité & Investissement" pour la saisie des données. Gérer les fournitures de bureau, équipements, fournisseurs, coursiers et demandes liées aux installations. Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés. Préparer, relire et distribuer la documentation administrative. Soutenir les ordres du jour, procès-verbaux et rapports administratifs récurrents. Identifier les opportunités d'amélioration des processus administratifs et de l'efficacité du bureau.
Qualifications & Expérience
3 à 5 ans d'expérience dans un family office, gestion de patrimoine, services financiers, bureau privé ou environnement de services professionnels est préféré. Expérience de soutien à des cadres supérieurs, individus fortunés ou clients privés est un atout. Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités dans un environnement professionnel. Expérience dans l'industrie financière est un atout.
Compétences & Aptitudes
Solides compétences organisationnelles et de gestion du temps. Attention exceptionnelle aux détails et engagement envers la précision et la qualité. Capacité à travailler avec un sens de l'urgence tout en maintenant des standards élevés de précision. Excellentes compétences en communication écrite et orale en allemand et en anglais. Approche professionnelle, orientée service et discrète. Solides compétences interpersonnelles. Capacité à prioriser plusieurs tâches et demandes changeantes. Solides compétences en relecture et contrôle qualité. Maîtrise de la suite Microsoft Office et des applications professionnelles standard.
Mesures de succès
Le succès dans ce rôle sera démontré par :
Un travail constamment précis, complet et de haute qualité. Une exécution fiable et en temps voulu avec un sens approprié de l'urgence, sans compromettre la précision ou l'attention aux détails. Un soutien professionnel, réactif et discret au Directeur Général, aux principaux membres et à leurs familles. Une administration efficace et bien organisée du family office.
Pourquoi rejoindre Linden Management AG ?
Rejoindre Linden Management offre l'opportunité de construire une carrière dans un environnement de family office collaboratif et de haute confiance où le professionnalisme, l'intégrité et l'excellence du service sont valorisés. Ce rôle offre une large exposition à l'administration de bureau, au soutien exécutif et aux opérations de family office, en faisant un excellent point de départ pour un professionnel en début de carrière souhaitant se développer au sein d'un family office boutique.