Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance

Nouvelle opportunite : Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance chez JUMO Schweiz AG (Stäfa).

AUFGABENBEREICH
Administration & Office Management
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Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen
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Organisation von internen und externen Anlässen
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Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)
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Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
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Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement
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Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation
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Betreuung administrativer Infrastrukturthemen
HR-Administration
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Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten
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Führung der Personaladministration
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Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst
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Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding
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Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)
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Teilnahme an HR-Meetings online / offline
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Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen
Compliance, Qualität & Versicherungen
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Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)
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Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen
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Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)
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Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)
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Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits
IT- & Systemunterstützung
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Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen
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Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material
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Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)
ANFORDERUNGSPROFIL
Hard Skills
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Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
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Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen
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Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)
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Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)
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Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)
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Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration
Soft Skills
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Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise
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Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
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Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke
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Organisationstalent und proaktive Haltung
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Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
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Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben
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Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
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Reisebereitschaft (1..2x pro Jahr)
KOMPETENZEN
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Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen
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Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen
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Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz
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Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise
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Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln
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Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit
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Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen
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Empathie und Teamorientierung
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Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
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Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld
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Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung
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Vertrauenswürdigkeit und Integrität
VERANTWORTUNGEN
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Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs
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Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration
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Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien
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Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende
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Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten

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