International Respiratory Coalition (IRC) Assistant

La Société Européenne de Pneumologie (ERS) est une organisation internationale réunissant des médecins, des professionnels de santé, des scientifiques et d'autres experts dans le domaine de la médecine respiratoire. En tant que l'une des principales organisations médicales dans ce domaine, l'ERS compte un nombre croissant de membres répartis dans plus de 140 pays. Nous recherchons actuellement un Assistant pour la Coalition Respiratoire Internationale (IRC) afin de soutenir les activités de l'IRC, une initiative mondiale visant à améliorer la santé respiratoire par la collaboration, le plaidoyer et l'action au niveau national. Relevant du Chef de projet IRC, le candidat retenu fournira un soutien administratif, organisationnel et de gestion de projet dans le cadre de diverses activités de l'IRC. C'est une excellente opportunité pour une personne très organisée et proactive, intéressée par le plaidoyer et la collaboration internationale. *Contrat d'un an, renouvelable sous réserve de financement
Objectif du rôle
L'Assistant de la Coalition Respiratoire Internationale (IRC) soutient la coordination efficace et la réalisation de l'IRC en fournissant un soutien administratif, organisationnel et de gestion de projet dans le cadre des activités de l'IRC. Le rôle travaille en étroite collaboration avec le Chef de projet IRC, les responsables ERS/ELF, les membres des coalitions nationales IRC et les équipes internes pour assurer le bon fonctionnement quotidien et la réussite des activités de l'IRC. Domaines clés de contribution
Coordination du programme IRC
Soutenir la réalisation quotidienne des activités de l'IRC par une planification, une administration, un suivi et une documentation efficaces du projet. Responsabilités principales :
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Fournir un soutien administratif et de coordination au Chef de projet IRC. •
Maintenir les calendriers du projet, les suivis d'actions, les listes de contacts et les documents de planification. •
Aider à la planification des réunions de la direction de l'IRC, préparer les ordres du jour, prendre des notes et suivre les actions à mener. •
Soutenir la préparation des mises à jour de projet, rapports, présentations et documents d'information. •
Soutenir la planification, l'organisation et le suivi des réunions, ateliers et événements de l'IRC. •
Contribuer à la tenue de registres précis des activités, décisions et livrables de l'IRC et soutenir la coordination entre les départements internes et les partenaires externes. Soutien à la coalition, renforcement des capacités et développement des ressources
Soutenir les coalitions nationales respiratoires et les parties prenantes de l'IRC par une coordination efficace des réunions, ressources, opportunités d'apprentissage et administration des subventions. Responsabilités principales :
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Aider à l'organisation d'ateliers, de réunions de coalition et d'activités de renforcement des capacités, y compris les arrangements logistiques. •
Soutenir la communication avec les représentants des coalitions nationales et les parties prenantes externes. •
Soutenir le comité d'évaluation des subventions de l'IRC en suivant les candidatures et rapports d'avancement, préparation des réunions. •
Coordonner avec l'équipe financière de l'ERS le traitement des paiements des subventions. •
Fournir un soutien pour coordonner le développement, les mises à jour, la communication et la diffusion des documents d'orientation, des ressources et outils de la boîte à outils IRC. •
Soutenir la collecte d'informations auprès des coalitions pour les rapports, le suivi et les communications. •
Aider aux activités de partage des connaissances entre les membres des coalitions et les partenaires. Partenariats, parrainage et engagement des parties prenantes
Faciliter une communication efficace et un soutien pratique pour les activités des parties prenantes et des coalitions de l'IRC. Responsabilités principales :
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Établir des relations de travail efficaces avec les membres des coalitions nationales, la direction de l'IRC, les parties prenantes de l'IRC et les départements internes. •
Soutenir la communication de routine, les demandes et le partage d'informations avec les membres des coalitions et les parties prenantes. •
Assurer la liaison avec les fournisseurs externes et prestataires de services pour une organisation efficace des événements et un soutien aux ressources pour les coalitions, dans les délais et budgets convenus. •
Contribuer à l'amélioration continue des ressources pour soutenir les coalitions nationales. Collaboration et contribution transversale
Contribuer à un environnement de travail collaboratif et performant en favorisant le travail d'équipe, le partage des connaissances et une collaboration transversale efficace au sein de l'ERS. Responsabilités principales :
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Partager les connaissances et contribuer aux initiatives transversales soutenant les priorités organisationnelles. •
Promouvoir des modes de travail collaboratifs et l'amélioration continue à travers les projets et partenariats. •
De manière ponctuelle, contribuer à des projets et initiatives au-delà des responsabilités définies du rôle, en soutien aux besoins organisationnels plus larges. Formation et parcours professionnel
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Formation postsecondaire en administration des affaires, administration de bureau, coordination de projet, santé publique, relations internationales ou domaine connexe. •
Typiquement 4 ans d'expérience dans un rôle administratif, de coordination ou de soutien à la gestion de projet. •
Expérience dans le soutien de processus administratifs complexes, réunions ou projets impliquant plusieurs parties prenantes. •
Expérience de travail dans un environnement international. •
Une expérience dans le plaidoyer ou la santé publique est un atout. Compétences techniques
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Coordination administrative et soutien au programme
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Coordination de réunions, comités et événements
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Gestion documentaire et tenue des registres
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Gestion des contacts des parties prenantes
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Administration budgétaire et suivi des factures
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Suite Microsoft Office et outils numériques collaboratifs
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Organisation des fichiers numériques, modèles et ressources partagées
Compétences clés
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Organisation et planification, attention aux détails et orientation qualité
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Collaboration et travail en équipe
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Fiabilité et suivi rigoureux
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Communication écrite et orale claire
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Orientation client et parties prenantes
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Discrétion et professionnalisme
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Adaptabilité et résolution de problèmes
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Volonté d'apprendre et de soutenir l'amélioration continue