Legal Manufacturer Administrative Assistant

Principales responsabilités :
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Maintenir une gestion efficace et efficiente de l'agenda pour le représentant de la direction.
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Gérer les dépenses du représentant de la direction et de ses adjoints.
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Aider les employés et les sous-traitants à configurer leurs comptes sur Concur afin qu'ils puissent réserver eux-mêmes leurs déplacements et hébergements.
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Réserver les déplacements des directeurs et des managers lorsque nécessaire, en assurant un haut niveau de service client tout en respectant le budget et la politique approuvée de voyage et de divertissement.
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Planifier les réunions de direction, réserver les salles de réunion ou les conférences téléphoniques, et veiller à ce que des rafraîchissements appropriés soient disponibles et réapprovisionnés.
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Assurer la diffusion en temps utile des ordres du jour des réunions, ainsi que la prise et la diffusion des procès-verbaux lorsque nécessaire. Diriger ou assister à l'organisation des événements de l'entreprise.
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Organiser les itinéraires des visiteurs au nom du représentant du site et des autres membres de l'équipe de direction, y compris les activités en dehors des heures de bureau si nécessaire.
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Rechercher des opportunités d'amélioration des processus, du flux de travail et de la qualité du travail, et éliminer les gaspillages lorsque possible en utilisant des méthodologies lean transitoires.
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Soutenir activement la mise en œuvre des impératifs stratégiques et des objectifs de Medos International Sarl.
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Soutenir activement un environnement d'amélioration continue innovante, axé sur la qualité, la réduction des coûts, le développement des processus et l'approvisionnement.
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Adopter et incarner les normes comportementales.
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Respecter les exigences corporatives, de franchise, statutaires, législatives et réglementaires pour les BPF, HSE et la qualité. Veiller à ce que les responsabilités sous le système qualité telles que définies dans le manuel qualité soient comprises et maintenues.
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Veiller à ce que toutes les exigences HSE soient remplies conformément aux responsabilités définies dans la déclaration de sécurité de l'entreprise et la politique environnementale.
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Maintenir le plus haut niveau de confidentialité, de discrétion et de flexibilité.
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Se présenter soi-même et représenter le bureau du représentant de la direction de manière professionnelle et commerciale.
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Communiquer les questions ou opportunités liées aux affaires au niveau de gestion supérieur.
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Effectuer d'autres tâches et fonctions administratives générales pouvant survenir pour soutenir le site selon les besoins.
Profil recherché :
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Expérience avérée en marketing & ventes, gestion de bureau, administration commerciale ou dans un rôle similaire de support aux affaires.
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Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser les tâches dans un environnement dynamique.
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Expérience avec les systèmes ERP (par exemple, SAP) pour la gestion des commandes d'achat est un plus.
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Maîtrise de l'anglais et de l'allemand (écrit et parlé).
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Esprit proactif avec un haut niveau de fiabilité et d'attention aux détails.
Veuillez noter que ce poste requiert une
présence à 100 % à temps plein sur site au Locle ;
le télétravail n'est pas disponible pour ce poste.
Ce poste est disponible
immédiatement
, basé au Locle, Suisse, et sera initialement limité à 12 mois. Si vous souhaitez travailler pour une entreprise mondiale leader dans le secteur de la santé dans un rôle stimulant, envoyez-nous votre candidature dès aujourd'hui.