Leiterin / Leiter Sekretariat

Responsable Secrétariat
Pour notre centre de développement et d'innovation à Wil, comptant 110 collaborateurs, nous recherchons une personne expérimentée, orientée service et engagée. Vous dirigez notre équipe de secrétariat tout en participant activement aux opérations quotidiennes.
Domaine d'activité
En tant que pivot central de notre secrétariat, vous dirigez et coordonnez l'équipe et assurez ensemble un support professionnel et fluide à notre direction, aux chefs de projet et aux collaborateurs.
Vous participez activement aux opérations quotidiennes et assumez diverses tâches telles que la facturation, le contrôle des heures et des frais, l'organisation de voyages et d'événements, la gestion des données ERP et CRM ainsi que le soutien au processus de recrutement et à la planification des salons. L'accueil et la prise en charge de nos clients et partenaires commerciaux font également partie de vos responsabilités.
En tant qu'assistante expérimentée, vous soutenez notre direction et le management dans des tâches organisationnelles et administratives plus exigeantes et gérez les informations confidentielles avec assurance et discrétion.
Dans votre fonction de direction, vous coordonnez les tâches et les ressources du secrétariat, menez des entretiens avec les collaborateurs et de développement, et assumez, conjointement avec votre supérieur, la responsabilité des questions relatives au personnel, à la performance et à la collaboration. Parallèlement, vous développez de manière pragmatique les processus et encouragez un travail autonome et efficace au sein de l'équipe.
Exigences
Vous possédez les qualités suivantes :
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Formation commerciale solide et plusieurs années d'expérience dans une fonction d'assistance exigeante, idéalement en tant qu'assistante de direction ou de management
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Expérience dans la gestion professionnelle et du personnel d'une petite équipe
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Goût pour un rôle de leadership participatif et pour les opérations quotidiennes
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Orientation marquée vers le service ainsi qu'une attitude assurée et engageante
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Talent organisationnel avec une manière de travailler autonome, pragmatique et orientée solutions
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Capacité à fixer des priorités, à prendre des décisions et à garder une vue d'ensemble même dans des situations stressantes
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Grande compétence sociale ainsi que capacité à développer les collaborateurs et, si nécessaire, à mener des entretiens difficiles
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Très bonnes connaissances de l'allemand et bonnes connaissances de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit
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Très bonnes compétences MS Office ; connaissances d'ABACUS sont un avantage
Avantages Helbling
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Un poste de direction passionnant et varié
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Une équipe motivée, dynamique et collégiale
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Un environnement ouvert avec une équipe bien rodée
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Des domaines d'activité intéressants et stimulants dans une entreprise dynamique
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Un lieu de travail central avec une bonne connexion aux transports publics
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Hiérarchies plates et possibilités de formation continue constantes
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Conditions de travail et d'emploi progressistes
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