Office Management 30 %

Du übernimmst gerne Verantwortung für deinen Arbeitsbereich und wirkst selbst aktiv mit. Du bist die Person, die merkt, dass der Kaffee ausgeht, bevor es sonst jemand bemerkt und ihn bereits nachbestellt hat. Du organisierst, packst gerne selbst an und richtest das Büro so ein, dass sich alle wohl fühlen. Hört sich das nach dir an? Dann sollten wir uns kennenlernen.
Als
Office Manager:in
wirst du:
unser Büro in Zürich im Alltag am Laufen halten – Verbrauchsmaterial, Getränke, Ausstattung und Pflanzen – und dafür sorgen, dass die Räume aufgeräumt, gut ausgestattet und einladend sind
das Office-Budget eigenverantwortlich verwalten: alltägliche Anschaffungen entscheidest du selbst, ohne Rücksprache
Verbesserungen selbst oder auf Input vom Team umsetzen, wie zum Beispiel eine Klimaanlage organisieren, wenn es im Büro zu warm wird
Kabel, Monitore und andere Hardware ersetzen, sobald sie verschlissen sind, und Arbeitsplätze so einrichten, dass neue Teammitglieder am ersten Tag gleich loslegen können
die zentrale Ansprechperson für unseren Vermieter, den Reinigungsdienst und externe Dienstleister sein, auf Deutsch und Englisch – inklusive allem, was unseren Untermieter und das Gebäude betrifft (der Untermieter führt seinen eigenen Bereich; du kümmerst dich um alles, was den Vermieter angeht)
Reparaturen und Wartungsarbeiten koordinieren und ein Auge auf die Sicherheit und den Gesundheitsschutz haben
an unseren Haupt-Bürotagen (dienstags und donnerstags) vor Ort sein
Was du mitbringst
Du hast mindestens 2 bis 4 Jahre Erfahrung im Office Management, Facility Management oder einer vergleichbaren, praxisnahen Tätigkeit. Du behältst viele kleine Aufgaben gleichzeitig im Griff, ohne dass etwas liegen bleibt. Du sprichst fliessend Deutsch und Englisch, denn du hast regelmässig mit Lieferanten und der Gebäudeverwaltung zu tun, wofür Deutsch unerlässlich ist.
Du bist selbstständig und entscheidungsfreudig: Du verantwortest dein Budget, triffst alltägliche Entscheidungen selbst und verbesserst das Büro autonom. Du bist praktisch veranlagt und packst gerne an, ob Monitor oder Kabel wechseln oder ein zu warmer Raum im Sommer, das ist für dich kein Problem. Und Erfahrung in einem Startup-Umfeld ist von Vorteil.
Was wir bieten
Wir sind ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitenden (Tendenz steigend), das Autonomie und wertschätzende Zusammenarbeit pflegt. Als Teil des Livingdocs-Teams erwartet dich:
ein Umfeld, in dem
Lernen und Weiterentwicklung
gefördert werden und wir uns gegenseitig unterstützen, uns jeden Tag zu verbessern
eine Kultur, in der
deine Ideen zählen
und deine Arbeit sichtbare Wirkung zeigt
ein
guter Lohn
, ein grosszügiges jährliches Hardware-Budget und Team-Ausflüge zum Auftanken und für den Zusammenhalt
eine Arbeitskultur, die
das Gemeinschaftliche schätzt
, mit einer wöchentlichen Team-Pause und gemeinsamen Mittagessen
Dein Impact
Als
Office Manager:in
spielst du eine zentrale Rolle dabei, das Büro auf den hohen Standard zu bringen, den wir auch bei unserem Kernprodukt haben. Deine Arbeit beeinflusst direkt, wie wohl sich alle Mitarbeitenden im Büro fühlen und wie gut sie sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können.
Fühlst du dich angesprochen? Dann wollen wir deine Geschichte hören. Bitte schick uns deinen
Lebenslauf
und ein
kurzes Motivationsschreiben
, in dem du erzählst, warum dich diese Rolle anspricht.
Wir ermutigen besonders Bewerbungen von
Menschen aus Gruppen, die in der Tech-Branche unterrepräsentiert sind
Personen mit untypischem Bildungshintergrund
Wir freuen uns, von dir zu hören!