Office Management and Administrative Assistant (80-100%)

L'UniBE est polyvalente.
Vous y trouverez une grande diversité de sujets et beaucoup de liberté de création.
Gestion de bureau et assistante administrative (80-100%)
Début du travail
Dès que possible ou selon accord
Type de contrat
temporaire
Institut / Lieu de travail
Département de recherche clinique (DCR)
Notre département
La Faculté de médecine de l'Université de Berne est l'une des plus grandes facultés de médecine de Suisse et est étroitement liée au plus grand groupement hospitalier du pays. La proximité entre la recherche fondamentale, les sciences de l'ingénieur et les hôpitaux universitaires crée un environnement unique pour la recherche clinique translationnelle centrée sur le patient, avec la numérisation et la collaboration interdisciplinaire comme moteurs centraux de l'innovation.
Dans ce contexte, le Département de recherche clinique (DCR), une initiative conjointe de la Faculté de médecine et de l'Hôpital universitaire de Berne, soutient et professionnalise les coopérations de recherche clinique et translationnelle. Des unités spécialisées accompagnent les chercheurs tout au long du processus de recherche, de l'idée de projet à la publication, complétées par des offres de formation continue et des événements sur mesure.
Ce poste soutient les domaines centraux du DCR, en particulier les opérations commerciales ainsi que la gestion de bureau et d'événements, contribuant ainsi de manière significative au bon déroulement des processus administratifs.
Vos tâches
Dans cette fonction, vous jouez un rôle central dans le soutien administratif ainsi que dans les opérations du DCR. Vous travaillez en étroite collaboration avec nos professeures et professeurs ainsi qu'avec l'équipe de direction et êtes impliqué(e) dans diverses tâches transversales.
1. Soutien administratif de la direction du DCR
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Gestion quotidienne incluant la gestion des calendriers et des réunions, la correspondance et la communication
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Soutien administratif des groupes de recherche de nos professeures et professeurs
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Création, organisation et maintenance de la documentation liée aux projets (par ex. demandes, contrats, rapports)
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Suivi des calendriers et jalons des projets ainsi que suivi avec les parties prenantes internes et externes
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Soutien à la communication interne et externe ainsi qu’au reporting des initiatives du département
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Premières recherches sur les partenaires de coopération potentiels et les possibilités de projets
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Organisation des voyages d'affaires ainsi que soutien à la planification et à la réalisation de réunions stratégiques, ateliers et événements
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Soutien à la communication sur le site web et les réseaux sociaux en collaboration avec les équipes de projet
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Soutien à la création de matériel de communication tel que flyers, publications LinkedIn, signalétique digitale (TV au DCR) et vidéos
2. Soutien administratif opérationnel et gestion de bureau
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Traitement des demandes via le système de tickets ainsi que maintenance des documents de projet
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Soutien à l’intégration des nouveaux collaborateurs et clients, incluant la documentation, les accès aux systèmes et les documents d’introduction
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Coordination avec les équipes internes pour la coordination des processus et résultats opérationnels
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Soutien à la logistique des événements ainsi que présence sur place
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Organisation d'événements internes pour le personnel et réunions régulières
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Organisation du bureau et gestion quotidienne (par ex. commandes, traitement du courrier, systèmes de classement, prestataires)
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Personne de contact pour le programme BNF au DCR, incluant la mise à jour des projets BNF et la coordination des entretiens avec les candidates et candidats potentiels
Votre profil
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Formation commerciale ou administrative achevée (CFC ou équivalent), un diplôme de bachelor est un avantage
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Plusieurs années d’expérience professionnelle en administration, idéalement dans un environnement académique, proche de la recherche ou médical
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Maîtrise parfaite de l’allemand et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
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Excellentes capacités d’organisation et de coordination ainsi qu’une manière de travailler structurée, autonome et orientée solutions
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Très bonnes compétences en communication et en travail d’équipe ainsi qu’un sens aigu du service
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Très bonnes connaissances de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)
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Grand sens de la fiabilité, de la discrétion et du souci du détail
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Intérêt pour la recherche clinique
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Disponibilité pour une présence complète sur site (pas de télétravail)
Nous offrons
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Une activité variée et responsable à l’interface entre recherche, enseignement et administration
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Un aperçu de la recherche clinique innovante
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Un environnement de travail dynamique dans l’une des principales facultés de médecine de Suisse
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Participation à des projets importants et tournés vers l’avenir
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Climat de travail international avec des processus décisionnels courts
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Conditions d’emploi attractives selon les directives de l’Université de Berne
Vos avantages
Un environnement de travail dynamique dans l’une des principales facultés de médecine de Suisse
Emplacement central au cœur de Berne
Collaboration interdisciplinaire
Culture d’entreprise saine et bon climat de travail
Travailler à l’UniBE
L’Université de Berne offre non seulement des tâches passionnantes, mais aussi un environnement qui favorise activement le développement, la diversité et l’égalité des chances. Découvrez ce qui nous distingue en tant qu’employeur et comment vous pouvez progresser chez nous.
Candidature et contact
Veuillez envoyer votre candidature complète en PDF jusqu’au 25.09.2026 à hr.dcr@unibe.ch
Des questions sur le poste ?
Nadine Biedermann
nadine.biedermann@unibe.ch
Tél +41 31 684 39 19
Des questions sur la candidature ?
Carla Ungerer (carla.ungerer@unibe.ch)