Office Manager:in 50-60%

Movetia
ist die nationale Agentur für Austausch und Mobilität. Im Auftrag von Bund und Kantonen fördern wir Austausch-, Mobilitäts- oder Kooperationsaktivitäten auf allen Bildungsstufen - in der Schweiz, in Europa und weltweit.
Unsere Vision: Alle Jugendlichen sollen während ihrer Ausbildung eine prägende Erfahrung in einer anderen Sprach- oder Kulturregion machen. Denn Austausch erweitert Perspektiven, stärkt den gesellschaftlichen Zusammenhalt - und fördert zentrale Zukunftskompetenzen wie kritisches Denken, Kreativität, Selbstständigkeit, Offenheit und interkulturelles Verständnis. So leisten wir einen Beitrag zur Weiterentwicklung des Bildungsraums Schweiz - vernetzt, vielfältig und zukunftsfähig.
Bei uns schaffst du den perfekten Arbeitsplatz.
Du bist organisiert, packst gerne mit an und hast Freude daran, Menschen einen erstklassigen Service zu bieten. Du behältst auch dann den Überblick, wenn vieles gleichzeitig passiert? Dann bist du bei uns genau richtig.
Deine Aufgaben
Als Office Manager prägst du den ersten Eindruck unseres Unternehmens: Du bist die professionelle und freundliche Stimme an unserem telefonischen Empfang und der Dreh- und Angelpunkt für ein lebendiges Büro. Du gestaltest eine Arbeitsumgebung, in der unsere Mitarbeitenden alles vorfinden, was sie benötigen, und sich wohlfühlen - professionell, herzlich und effizient. Idealerweise arbeitest Du jeweils morgens zu den üblichen Geschäftszeiten vor Ort.
Du sorgst für einen freundlichen und professionellen Empfang externer Ansprechpersonen.
Du stellst sicher, dass unsere Büro- und Gemeinschaftsräume funktional, gepflegt und einladend sind.
Du koordinierst die Bewirtschaftung von Büromaterial und Arbeitsmitteln (ausgenommen IT) und sorgst dafür, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Du arbeitest mit externen Dienstleistern und Lieferanten zusammen und koordinierst deren Einsätze.
Du optimierst administrative Abläufe und entwickelst Prozesse im Office Management weiter.
Du unterstützt den Bereich Dienste bei organisatorischen Aufgaben und bringst dich dort ein, wo deine Unterstützung gefragt ist.
Dein Profil
Eine Ausbildung beziehungsweise Berufserfahrung im Gastgewerbe, in der Tourismusbranche oder in einem vergleichbaren Dienstleistungsumfeld oder eine kaufmännische Ausbildung.
Erfahrung im Office Management, Front Office, Empfang oder in einer ähnlichen Funktion.
Erfahrung in der Materialbewirtschaftung; Kenntnisse im Einkauf sind von Vorteil.
Einen sicheren Umgang mit den MS-Office-Anwendungen.
Deutsch oder Französisch auf C1-Niveau oder als Muttersprache sowie gute Kenntnisse einer weiteren Arbeitssprache (Deutsch, Französisch oder Englisch).
Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude daran, Menschen einen positiven Eindruck zu vermitteln.
Du bist eine Gastgeberpersönlichkeit und begegnest Menschen offen, freundlich und professionell.
Du arbeitest strukturiert, selbstständig und verantwortungsbewusst.
Du denkst mit, handelst pragmatisch und packst gerne selbst an.
41 Empfang / Sekretariat
Was bietet Movetia?
Mehr als nur "ein Job"! Bei uns arbeitest du an Themen, die Menschen inspirieren. In einem Team von rund 55 motivierten Kollegen und Kolleginnen kannst du aktiv etwas bewirken. Unsere Unternehmenskultur bietet dir viel Gestaltungsfreiraum und Eigenverantwortung.
Zudem:
* Freue dich auf ein modernes und schön eingerichtetes Büro mitten in der Stadt Bern. Kaffee, Tee und frische Früchte stehen kostenlos bereit.
* Bei Movetia sind die Kurzpausen bezahlt und Feiertage, die auf ein Wochenende fallen, werden mit einem arbeitsfreien Ausgleichstag kompensiert.
* Die Risikoprämien für BVG- und NBU-Versicherung (Pensionskasse und Nichtbetriebsunfälle) werden vollumfänglich durch Movetia getragen.
* Pauschalbeiträge für Handy und ÖV.
Alles klar und wir haben etwas in dir bewegt? Dann freuen wir uns auf deine vollständige Bewerbung über unser Online-Portal. Unser Leiter Dienste Urban Caluori (
E-Mail schreiben
) steht dir bei Fragen gerne zur Verfügung.
LucianTobler