Office Manager/in – Operations & Projektassistenz, 60–80 %

APCOA Switzerland AG fait partie du groupe APCOA et est présente dans 3 villes en Suisse. Le groupe APCOA est actif dans le domaine des services de mobilité depuis plus de 50 ans. Pendant ce temps, nous avons créé sans relâche de la valeur ajoutée pour les entreprises et leurs clients grâce à nos solutions de stationnement. Aujourd’hui, nous sommes le numéro 1 des gestionnaires de places de stationnement en Europe et gérons plus de 1,6 million de places sur plus de 13 000 sites dans 12 pays européens. Nous façonnons l’avenir du stationnement. Le travail chez nous est aussi varié que le monde du stationnement. Que ce soit Parking, Recharge, Technologie ou Solutions Urbaines : chez APCOA, chacun trouve sa place. En tant que premier prestataire de services de mobilité en Europe, nous gérons avec 5 000 collaborateurs dans 12 pays européens plus de 1,6 million de places sur plus de 13 000 sites. Chez APCOA, nous construisons une culture où nous grandissons ensemble et où des personnes formidables peuvent fournir un excellent travail dans un environnement de travail moderne. Pour renforcer notre équipe, nous recherchons une personne engagée, polyvalente et organisée, dotée d’une forte compréhension commerciale et appréciant les tâches administratives et opérationnelles. Office Manager – Opérations & Assistance Projet, 60–80 %
Vos tâches
Vous soutenez le responsable des opérations et le directeur des ventes Suisse dans les activités quotidiennes et les projets. Vous demandez des offres, comparez les propositions et coordonnez les clarifications et rendez-vous. Vous transmettez les directives opérationnelles du responsable des opérations aux collaborateurs de nos parkings et suivez leur mise en œuvre. Vous traitez les demandes, les cas de sinistre et les réclamations et êtes en contact avec les clients, les prestataires et les services internes. Vous soutenez l’administration du personnel pour les contrats, les déclarations de maladie et les certificats de travail et gérez le système de pointage. Vous préparez des courriers plus complexes et traitez les demandes relatives à la protection des données ainsi que les questionnaires administratifs. Pour cela, vous recueillez les informations nécessaires et le soutien technique, assurez des réponses dans les délais et une documentation claire. Vous rédigez des instructions de travail, des documents de formation et des présentations, prenez les procès-verbaux des réunions et soutenez les mesures de communication. Vous gérez différentes boîtes mail, saisissez les entrées de la liste de sécurité et entretenez les données et listes. De plus, vous réalisez des analyses et procurez le matériel de bureau et de travail. Votre profil
Vous avez une formation commerciale ou équivalente et plusieurs années d’expérience en administration. Des connaissances en administration du personnel sont un avantage. Vous assimilez rapidement de nouvelles tâches, comprenez les liens et développez des solutions pratiques. Vous travaillez de manière efficace, autonome et soigneuse. Vous contrôlez vos résultats sans vous perdre dans les détails. Vous établissez des priorités claires, restez concentré malgré les interruptions et terminez les tâches dans les délais. Vous faites preuve d’initiative, prenez vous-même de petites décisions et savez quand consulter. Vous communiquez de manière amicale et engageante, appliquez rigoureusement les directives de l’entreprise et vous impliquez aussi dans les tâches routinières. Vous parlez couramment allemand, avez de bonnes connaissances écrites et orales en français et maîtrisez MS Office. L’anglais et l’italien sont un plus. Ce qui vous attend
Un mélange varié de traitement administratif, d’organisation et de soutien aux projets. Une petite équipe avec des voies de décision courtes et un respect mutuel. Un travail autonome avec une marge de manœuvre et un soutien pour les questions techniques. La possibilité d’apporter vos idées et d’améliorer les processus. Une bonne conciliation entre vie professionnelle et privée ainsi que des places de stationnement sur nos sites. Nous avons éveillé votre intérêt ? Alors nous nous réjouissons de recevoir votre dossier de candidature complet, que vous pouvez nous envoyer électroniquement. Nous sommes impatients de faire votre connaissance !