Office Manager & Team Assistant (w/m/d)

Kienbaum est la première société de conseil en Allemagne et la seule société de conseil en ressources humaines et management d'origine européenne. En tant qu'entreprise familiale, notre mission est d'offrir un avenir aux personnes et aux organisations. Nous opérons à l'international sur 22 sites, dont 8 en Allemagne. Avec nos clients, nous développons le potentiel des personnes et des organisations pour grandir avec elles et grâce à elles. Nos services sont regroupés en six domaines stratégiques : Executive Search, Assessment Services, Leadership & Transformation, HR & Organization Transformation, Public Sector & Healthcare ainsi que Compensation & Performance Management.
Kienbaum – Leading by #WePowerment
Quiconque entre dans nos locaux se fait en quelques instants une idée de notre manière de travailler. Cela vaut pour nos clients ainsi que pour les candidats ou partenaires externes. Nous recherchons donc une personnalité avec un esprit d'hospitalité, qui fera de notre site de Zurich le reflet de notre esprit – un lieu où qualité, fiabilité et véritable accueil sont vécus au quotidien.
Nous conseillons les entreprises sur des questions importantes et pourvoyons des postes clés. Les attentes de nos clients sont élevées – et notre exigence en matière de qualité et de service l'est tout autant.
Cela nécessite une organisation qui anticipe, prévoit et reste fiable même lorsque plusieurs sujets requièrent simultanément de l'attention. Chez nous, chacun met la main à la pâte, la hiérarchie rigide nous est étrangère. Le site de Zurich est cependant sous ta responsabilité organisationnelle. Tu libères notre équipe de conseil des tâches administratives et bénéficies pour cela de la marge de manœuvre et des moyens nécessaires.
Pour notre site de Zurich, nous recherchons actuellement
à temps plein
un Office Manager & Assistant d'Équipe (h/f) pour renforcer notre équipe !
Ce qui t'attend :
Tu es la personne de contact organisationnelle centrale pour notre site de Zurich et veilles à ce que tout fonctionne en coulisses.
Responsabilité & marge de manœuvre :
Tu joues un rôle central pour notre site zurichois et peux influencer de manière visible la manière dont Kienbaum est perçu en interne et en externe.
Courtes voies de décision :
Hiérarchies plates et un environnement où les bonnes idées ne sont pas seulement discutées, mais mises en œuvre.
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Tu es responsable de l'apparence, de l'organisation et du service dans notre bureau.
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Tu veilles à ce que nos invités se sentent parfaitement pris en charge, de l'accueil au départ.
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Tu coordonnes les salles de réunion, le courrier, les livraisons ainsi que les demandes centrales et gardes une vue d'ensemble même en cas de demandes parallèles.
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Tu gères les partenaires externes (entretien des bâtiments, support informatique, jardiniers, service de nettoyage, etc.) et assures le bon fonctionnement de notre infrastructure.
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Tu prends en charge la gestion des voyages et des frais, la facturation ainsi que la création de projets dans SAP et apportes un soutien administratif supplémentaire à l'équipe. Nous t'initierons bien sûr à nos systèmes.
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Tu gères les données clients dans Salesforce (CRM) et SAP : saisie de nouveaux clients, mise à jour des informations de contact, documentation des projets. Tu veilles à ce que les deux systèmes soient à jour – afin que l'équipe ait rapidement les bonnes informations.
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Tu soutiens notre responsable marketing dans l'organisation d'événements, la communication, la mise à jour du site web et d'autres activités marketing liées au site.
Ce qui est important pour nous :
Le poste va au-delà de l'administration classique. Nous souhaitons que tu participes activement à la conception de notre site.
Événements d'équipe et clients :
De l'événement d'été au repas de Noël en passant par des événements clients exclusifs – tu participes à la conception, à l'organisation et à la réalisation et crées des moments où de véritables relations se nouent.
Culture d'accueil :
Tu contribues à la manière dont une visite chez Kienbaum Zurich est vécue – de la préparation à l'atmosphère des locaux jusqu'à l'accueil.
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Tu as un sens prononcé du service – envers nos clients comme envers ton équipe – et prends plaisir à assumer des responsabilités.
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Une formation commerciale achevée, une école hôtelière ou un parcours comparable dans l'hôtellerie, la gastronomie ou un environnement de service haut de gamme constitue une bonne base.
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Les personnes issues d'autres secteurs de l'hospitalité sont expressément les bienvenues. Par exemple, celles qui connaissent la réception, les relations clients ou l'organisation d'événements apportent souvent exactement l'attitude que nous recherchons.
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En outre, nous attendons une manière de travailler précise et autonome ainsi qu'un bon sens des priorités.
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Tu maîtrises MS Office et t'adaptes rapidement à de nouveaux systèmes. Une expérience avec des systèmes CRM, bases de données ou SAP est un avantage, mais pas une condition.
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Tu communiques avec aisance en allemand. La discrétion, la loyauté et la fiabilité sont pour toi une évidence.
Ce que tu peux attendre de nous :
Tu souhaites démarrer pleinement, mais tu n'as pas encore d'expérience dans tous les domaines du poste ? Même en tant que débutant, tu trouveras chez nous des projets intersectoriels et des tâches stimulantes. En tant qu'entreprise familiale, nous attachons beaucoup d'importance à la collaboration et à l'entraide – chacun peut s'impliquer et est reconnu. Nous sommes fiers de notre esprit d'équipe exceptionnel ainsi que d'une atmosphère de travail détendue : collègues et collaboratrices agissent sur un pied d'égalité à tous les niveaux.
Nous te soutenons selon tes besoins individuels afin que tu puisses développer tes compétences et t'épanouir personnellement. Notre Kienbaum AKademy propose de nombreuses formations et offres de connaissances pour accompagner ton développement. C'est ainsi que nous parvenons à allier professionnalisme et passion.
Tes avantages chez Kienbaum :
Apprentissage tout au long de la carrière grâce à notre AKademy · Possibilité de congé sabbatique · Réductions chez plus de 600 marques · Apprentissage des langues avec l'application Babbel · Travail mobile · Workation · Événements de réseautage · Programmes d'intégration et de mentorat · Prévoyance professionnelle · Référer & Gagner · nilo health
Contact :
Nous avons hâte de faire ta connaissance !
Pour toute question, n'hésite pas à contacter Kerima Pielhau au +49 174 975 36 21.
Nous valorisons la diversité et accueillons donc toutes les candidatures – indépendamment du genre, de la nationalité, de l'origine ethnique et sociale, de la religion / conviction, du handicap, de l'âge ainsi que de l'orientation et de l'identité sexuelle.
Kienbaum AG
Dufourstrasse 43 | 8008 Zurich |
work.kienbaum.com