Operations & Administration Specialist

À PROPOS DE NOUS
Half Moon Bay Trading GmbH est l'entité suisse d'un petit groupe international de trading propriétaire spécialisé dans le market making de cryptomonnaies1, avec des bureaux en Suisse, à Singapour et en Australie. Nous fonctionnons avec une équipe réduite et faisons appel à des conseillers externes (juridiques, fiscaux, fiduciaires) pour les travaux spécialisés. Cela rend ce poste exceptionnellement large pour un emploi à temps partiel : vous gérez l'administration de l'entreprise de bout en bout et êtes le lien quotidien entre les dirigeants, nos banques et nos conseillers. CE QUE VOUS FEREZ
Répartition approximative de votre temps :
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Administration et gestion d'entreprise. Correspondance, archives et classement, assurances, fournisseurs et questions de bureau. Organisation et préparation des documents pour signatures, dépôts et demandes des banques et conseillers. Vous maintenez l'entreprise en ordre et prête pour l'audit. •
Services bancaires et paiements. Préparer les paiements sur nos comptes bancaires et de change. Préparer les relevés mensuels et les rapprochements pour nos comptables externes et soutenir les déclarations de TVA. •
Conformité et coordination juridique. Travailler avec les avocats externes et notre fiduciaire sur les questions réglementaires et de conformité : préparer les documents justificatifs, suivre les points ouverts, faire avancer les flux de travail. Gérer les demandes de documentation KYC et AML des banques et contreparties, y compris les copies certifiées, apostilles et logistique de notarisation. Gérer l'intégration aux plateformes de change de bout en bout : préparer le dossier KYC et KYB, communiquer avec l'équipe conformité de la plateforme, et suivre la demande jusqu'à l'activation du compte. •
Dépôts d'entreprise et autorités. Dépôts au registre du commerce, exécution des documents et signatures, correspondance avec les autorités suisses. Tout au long, vous utiliserez des outils d'IA (Claude, ChatGPT ou similaires) pour rédiger, analyser et automatiser. Nous attendons de vous que vous construisiez des flux de travail simples qui éliminent les tâches répétitives, pas seulement que vous utilisiez l'IA pour un email occasionnel. CE QUE VOUS APPORTEZ
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Formation commerciale, administrative ou en gestion (KV suisse, diplôme ou équivalent) ou expériences pertinentes. Vous avez déjà effectué ce type de travail, par exemple dans une fiduciaire, un cabinet d'avocats, une banque, un family office ou une petite entreprise : gestion des paiements, relations avec les banques ou autorités, tenue de dossiers sur lesquels d'autres s'appuyaient. •
Anglais courant (notre langue de travail), écrit et parlé. L'allemand est un avantage, malgré le fait que notre fiduciaire et nos avocats gèrent la correspondance en allemand avec les autorités si nécessaire. Le chinois est un avantage compte tenu de la nature internationale de notre équipe. •
Utilisation quotidienne et confiante des outils d'IA pour la rédaction, l'analyse et la création d'automatisations simples. •
Connaissances de base en Python (nettoyage de données, scripts simples) sont un plus. •
Précis, fiable et discret. Vous êtes à l'aise pour gérer des informations financières confidentielles et des instructions de paiement. •
Autonome et organisé. Vous décidez de ce qui est important cette semaine sur un planning de trois jours et nous dites ce dont vous avez besoin. •
Permis de travail suisse valide (B ou C) ou citoyenneté suisse, UE ou AELE, et déjà résident en Suisse. CE QUE NOUS OFFRONS
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Quatre semaines de congés au prorata et une prime discrétionnaire annuelle. •
Un poste permanent avec une véritable responsabilité et un accès direct aux dirigeants. Les décisions sont rapides et vous verrez l'impact de votre travail. •
Une charge de travail stable d'au moins 60 %. Les trois jours travaillés sont négociables, et vos horaires au sein de ces jours sont flexibles. Le poste est initialement sur site à Zurich ; une fois que vous maîtrisez les flux de travail, des jours en télétravail peuvent être envisagés. •
La possibilité d'augmenter la charge de travail ultérieurement si les deux parties le souhaitent.