Project Manager Management Support MENA (JR2183)

L'AO est une organisation à but non lucratif guidée médicalement, un réseau mondial de chirurgiens, et la principale organisation mondiale d'éducation, d'innovation et de recherche spécialisée dans le traitement chirurgical des traumatismes et des troubles musculosquelettiques. Nous accueillons des personnes du monde entier, de divers horizons, avec des talents et des domaines de spécialisation variés. Ce qui nous unit est notre passion pour l'excellence, notre dévouement à notre mission d'amélioration des soins aux patients, et notre compréhension que nous sommes plus forts ensemble : nous sommes un seul AO.
Pour plus d'informations, visitez :
https://www.aofoundation.org/
Support à la Gestion de Chef de Projet MENA (JR2183)
Principales Responsabilités
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Travailler avec les Managers Régionaux et prendre en charge des tâches spécifiques de gestion de gouvernance, y compris le support aux réunions du Conseil, la préparation des ordres du jour, la rédaction des procès-verbaux, le suivi des actions et les activités de suivi post-réunion.
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Collaborer avec les Managers Régionaux et les soutenir dans les activités de gestion des KOL et des facultés, y compris l'engagement des parties prenantes, la coordination des réunions, les communications et la documentation.
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Administrer les élections pour les conseils régionaux, les conseils de pays et autres organes de gouvernance, en assurant la conformité avec les règlements et processus électoraux de l'AO.
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Soutenir les Managers Régionaux dans les opérations quotidiennes et gérer des projets régionaux petits, moyens et complexes.
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Responsabilités supplémentaires
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Coordonner et gérer les initiatives de gouvernance, les comités, les conseils de pays et les activités liées aux conseils dans la région MENA.
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Soutenir les cycles annuels de planification commerciale et les processus de planification opérationnelle régionale.
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Préparer, surveiller et suivre les budgets régionaux et les dépenses de projets en collaboration avec les Managers Régionaux et les responsables d'événements.
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Effectuer des analyses des écarts budgétaires, des prévisions, du suivi financier et des rapports pour soutenir une prise de décision efficace.
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Développer des rapports de gestion, des tableaux de bord, des outils de suivi des KPI et des analyses de performance opérationnelle.
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Coordonner des réunions internationales à grande échelle, des événements éducatifs, des ateliers, des réunions de gouvernance et des programmes hybrides, y compris les déplacements, l'hébergement, la logistique, la gestion des fournisseurs et la participation virtuelle.
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Diriger les améliorations des processus administratifs et les initiatives d'automatisation des flux de travail en utilisant Microsoft Power Automate, Microsoft Forms et d'autres solutions numériques.
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Préparer et maintenir la documentation de projet, les calendriers, les registres de risques, les budgets, les dossiers des parties prenantes et la documentation de gouvernance.
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Soutenir les initiatives stratégiques et les projets spéciaux alignés sur les objectifs de la Fondation AO et régionaux.
Responsable de :
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Le soutien aux Managers Régionaux dans les activités de gestion de gouvernance.
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L'administration et la bonne exécution des élections, nominations et processus de gouvernance.
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La planification, le suivi et le reporting des budgets régionaux et des dépenses de projets.
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La réalisation des projets régionaux, événements et initiatives de gouvernance dans les délais, budgets et standards de qualité approuvés.
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La tenue à jour d'une documentation précise des projets, des dossiers financiers, des procès-verbaux, des rapports et des communications avec les parties prenantes.
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L'amélioration continue des processus opérationnels et de l'efficacité administrative grâce aux solutions numériques et à l'automatisation.
Exigences Principales
Exigences Éducatives :
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Diplôme universitaire de licence en administration des affaires, gestion, relations publiques, marketing, finance ou domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.
Expérience Professionnelle :
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Expérience professionnelle avérée en administration des affaires, gestion de projet, support à la gouvernance, gestion des opérations ou gestion d'événements (3-5 ans).
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Expérience en planification budgétaire, suivi financier, prévisions et reporting.
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Expérience dans la gestion de structures de gouvernance, conseils, comités, élections ou organisations basées sur les membres.
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Expérience dans la coordination de projets internationaux complexes impliquant plusieurs parties prenantes et régions.
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Expérience en gestion d'événements et de réunions, y compris les programmes éducatifs et de gouvernance.
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Expérience en amélioration des processus et automatisation des flux de travail.
Compétences Clés :
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Gestion et planification de projet.
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Solides compétences organisationnelles et en gestion de projet.
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Capacité à prioriser les plans de travail et gérer plusieurs projets simultanément avec des délais serrés et des priorités changeantes.
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Planification, exécution, programmation et suivi de projet.
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Planification stratégique et mise en œuvre opérationnelle.
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Identification des risques, atténuation et gestion des problèmes.
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Gestion des parties prenantes et collaboration interfonctionnelle.
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Maîtrise écrite et orale de l'anglais. La connaissance d'autres langues pertinentes pour la région est un atout.
Compétences Analytiques :
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Compétences avancées en Microsoft Excel, y compris tableaux croisés dynamiques, Power Query, tableaux de bord, formules avancées et reporting.
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Analyse et interprétation des données.
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Développement, suivi et reporting des KPI.
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Préparation de rapports de gestion et tableaux de bord de performance.
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Reporting financier et opérationnel.
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Compétences numériques et en automatisation
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Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
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Conception et automatisation de flux de travail avec Microsoft Power Automate.
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Administration de Microsoft Forms et conception de processus.
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Esprit d'amélioration des processus et de transformation numérique.
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Gestion des données et outils de reporting.
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Un emploi intéressant et varié dans une organisation passionnante et innovante
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L'opportunité de faire partie d'une équipe internationale très engagée
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Infrastructure moderne
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Grand degré de flexibilité concernant les horaires de travail et le lieu (selon les exigences opérationnelles)
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Package généreux d'avantages sociaux, incluant des jours de congé supplémentaires et des contributions au régime de retraite
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Opportunités de formation interne et soutien à la formation continue