PROTOCOL/ADMINISTRATIVE ASSISTANT

La Mission Permanente de la République de Singapour à Genève souhaite inviter les candidats appropriés à postuler pour un poste à temps plein d'
Assistant Protocole/Administratif
au sein de la Mission.
ASSISTANT PROTOCOLE/ADMINISTRATIF
Les principales responsabilités professionnelles sont les suivantes :
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Fournir un soutien administratif et logistique aux délégations en visite de Singapour lors de visites officielles.
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Assurer la liaison et gérer les réservations avec les hôtels pour les visites entrantes de Singapour.
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Assurer la liaison et gérer les réservations avec les compagnies de transport, restaurants, etc. pour les visites entrantes de Singapour.
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Collaborer avec les autorités aéroportuaires pour les formalités d'immigration, l'accès au salon VIP, obtenir les approbations et permis nécessaires pour les visites des VIP singapouriens.
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Soutenir et accompagner, si nécessaire, le Chef de Mission et le personnel de la Mission lors de visites officielles hors de Genève.
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Gérer la mise en place des événements officiels internes tels que réunions et déjeuners de travail, y compris la liaison avec les fournisseurs pour les achats nécessaires et la gestion des listes d'invités.
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Assister le personnel basé à domicile dans la préparation et la gestion des repas officiels organisés à la Résidence Officielle, à la Chancellerie ou dans des restaurants.
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Aider à l'organisation administrative d'autres événements officiels auxquels la Mission est invitée à participer.
Questions administratives :
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Assister le personnel basé à domicile dans les travaux préparatoires liés aux achats (par exemple, préparation des documents d'appel d'offres, obtention de devis, etc.).
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Aider à la recherche, à la négociation et à l'achat de biens et services pour la Mission.
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Assurer la fonction d'officier de remplacement pour les questions administratives (par exemple, affectation et départ du personnel basé à domicile, etc.).
Autres tâches :
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Autres tâches assignées par le superviseur.
Les candidats doivent posséder les qualifications suivantes :
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Bonne maîtrise de l'anglais et du français.
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Diplôme universitaire avec expérience pertinente. Une expérience préalable en protocole ou en achats serait un avantage.
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Attention aux détails et capacité à tenir des dossiers précis de manière efficace et en temps utile.
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Excellentes compétences orales et écrites avec la capacité d'interagir de manière diplomatique et professionnelle avec des personnes de diverses origines culturelles.
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Solides capacités organisationnelles et de multitâche.
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Excellentes compétences interpersonnelles et en communication.
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Connaissances raisonnables en informatique et des applications Microsoft.
Procédure de candidature
Les candidats intéressés peuvent soumettre leur CV détaillé en anglais (incluant nom, coordonnées, photo récente, qualifications académiques et salaire attendu) avant le 30 novembre 2026.
Veuillez noter que les candidats présélectionnés pour un entretien seront contactés par la Mission dans les deux semaines suivant le 30 novembre 2026.