Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär (M/W/D)

ÜBER UNS
ODDO BHF ist eine deutsch-französisch-schweizerische Finanzgruppe mit einer über 150-jährigen Geschichte, deren ältester Teil auf das Jahr 1780 zurückgeht. Sie befindet sich im Besitz und unter der Leitung von Philippe Oddo, der die fünfte Generation von Börsenmaklern und einer auf den Mittelstand spezialisierten deutschen Bank vertritt.
Mit 3’200 Mitarbeitern und einem Kundenvermögen von mehr als 150 Milliarden Euro verfügt ODDO BHF über drei Hauptgeschäftsbereiche, die auf einer starken Investition in Marktkenntnisse beruhen: Private Banking, Asset Management sowie Corporate und Investment Banking.
DEIN TEAM UND DEIN UMFELD
In der spannenden Position sind Sie die administrative und organisationale Unterstützung des CEOs, Head PWM Schweiz und der SMC-Mitglieder. Sie unterstützen und vertreten die Leiterin Reception Desk in der Leitung des Kundenempfangs, sowie als erste Ansprechpartner/-in für interne und externe Mitarbeitende und Gäste. Die Stelle ist mit fixen Arbeitstagen von Mittwoch - Freitag vorgesehen.
HAUPTTÄTIGKEITEN
Reception Desk Manager
Empfang und Betreuung unserer Gäste, neuer und externer Mitarbeiter als erste Anlaufstelle
Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe in Deutsch, Englisch und Französisch
Koordination und Verwaltung der Sitzungsräume
Organisieren, Servieren und Aufräumen Kunden- und interner Mittagessen/Abendessen
Kontrolle und Erstellung der monatlichen Empfangskreditkartenabrechnung
Gäste- und Mitarbeiterausweisverwaltung
Diverse Einkäufe (Büromaterial sowie Kaffee- und Gästebedarf)
DHL-Sendungen und Einschreiben
Kontierung von Rechnungen und Überwachung der Kosten
Bearbeitung der internen und externen Post
Wartung des Firmenwagens
Teilnahme am Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitern sowie Organisation von Treffen und Mittagessen mit der Geschäftsleitung
Assistant CEO & Head PWM Switzerland und SMC-Mitglieder
Organisatorische und administrative Unterstützung
Aktives Management und Koordination der Agenda
Reisemanagement (Planung von Geschäftsreisen)
Organisation und Verwaltung von Gruppenbesuchen
Kontrolle und Erstellung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen
Kontrolle und Erstellung der persönlichen Spesenabrechnungen
Organisation und Planung von internen Meetings, Lunch-Events und externen Off-Sites
Erste Anlaufstelle für interne und externe Partner, Kunden und Bewerbertreffen
IHRE VERGÜTUNG
Wir bieten Ihnen ein Vergütungspaket, das auf Ihr Profil und Ihre Fähigkeiten zugeschnitten ist.
ERFORDERLICHE KOMPETENZEN
Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder vergleichbaren Bereich, mit Interesse an Finanzthemen
Erfolgreiche Erfahrung in einer vergleichbaren Position in der Finanzbranche
Fliessende Deutsch-, Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
Neugier, Sorgfalt, Ausdauer, Selbstständigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit, ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein ausgeprägter Sinn für Service und Spass an Teamarbeit
gute Beherrschung von Excel, Word, Powerpoint, Outlook
Wir setzen uns für Chancengleichheit ein. Diversität ist einer der Schlüssel zu unserem Erfolg in der Vergangenheit und in der Zukunft, und wir unterstützen sie voll und ganz.