Receptionist / Office Management Assistant/ Manager 80 - 100 % (w/m)

Bolder Group est un prestataire de services fiduciaires et corporatifs très respecté, servant des familles ultra-fortunées du monde entier.
Nous recherchons une personne qualifiée pour renforcer notre équipe de gestion de bureau.
Réceptionniste / Assistant(e) / Responsable de la gestion de bureau 80 - 100 % (h/f)
Tâches
• Organiser les appels Teams
• Modérer les appels Teams lors des réunions internes, savoir utiliser toutes les fonctionnalités de Teams, y compris le partage d’écran, l’utilisation des fonctions de transcription de Teams.
• Capacité à planifier efficacement les réunions depuis Outlook, savoir utiliser les fonctionnalités d’Outlook, telles que l’assistant de planification
• La connaissance de Nav1 et/ou SharePoint est un plus
• Être à l’aise avec les logiciels et désireux d’apprendre de nouveaux logiciels
• Être le visage principal à la réception, faire en sorte que les visiteurs se sentent bien accueillis, préparer café, eau, etc. et accompagner les clients vers les salles de réunion
• Maintenir les salles de réunion
• Organiser tout le courrier entrant (y compris le tamponnage, la commande de coursiers et le transfert du courrier aux clients) Maintenance des équipements de bureau (imprimantes, machine à café, destructeur de documents, etc.)
• Maintenir la cuisine
• Assurer le bon déroulement des appels téléphoniques
• Photocopie, numérisation et complétion de documents
• Rapport des dépenses, réservation des frais de voyage, petite caisse
• Planification et organisation des rendez-vous et des déplacements
• Gestion de la correspondance en allemand et en anglais
• Organisation des légalisation / apostilles
• Soutien aux événements de l’entreprise, planification des réunions sur site et hors site
• Organisation des places de parking
• Apporter le courrier quotidiennement au bureau de poste à 17h15
Votre profil
• Personne dynamique, capable de gérer un environnement de travail international au rythme soutenu
• Autonome, initiant proactivement les tâches de manière indépendante et prête à être opérationnelle immédiatement
• Solides compétences Microsoft (Outlook, Teams, PowerPoint et Excel de base)
• À l’aise avec l’informatique et ouverte à la maîtrise de nouveaux logiciels
• Capacité à prioriser les tâches
• Personne organisée avec un système pour suivre les tâches
• Discrète
• Motivée
• Capacité à travailler en collaboration au sein d’une équipe ainsi qu’en autonomie
• Excellentes compétences en allemand et en anglais (écrit et oral) ; d’autres langues seraient un plus
Ce que nous offrons :
Un environnement de travail international dynamique et des conditions d’emploi et avantages très attractifs.
Intéressé(e) ?
Nous attendons votre lettre de candidature accompagnée d’un CV avec photo.
Bolder Trustees (Switzerland) AG
Lindenstrasse 16
6340 Baar
Madame Nadejda Krastanova