Réceptionniste & Assistant(e) Administrative

Horaire:
08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00
Votre rôle :
Véritable pilier de l’accueil et du bon fonctionnement du bureau, vous assurez une présence professionnelle, chaleureuse et efficace, tout en apportant un soutien administratif polyvalent à l’ensemble de l’organisation.
Responsabilités :
Accueil & communication
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Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants avec professionnalisme.
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Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les orienter vers les bons interlocuteurs.
Gestion administrative & logistique
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Réception, tri, distribution et envoi du courrier, colis, etc.
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Suivi des fournitures de bureau, des cartes de parking, etc.
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Coordination de la maintenance des locaux et des prestataires externes.
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Organisation de réunions, réservation de salles et coordination des déplacements.
Soutien opérationnel & événementiel
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Appui à l’équipe de direction pour la gestion de correspondances confidentielles et la coordination d’événements.
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Organisation d’activités internes (conférences, team building, etc.).
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Rédaction de comptes rendus de réunions clairs et synthétiques.
Support RH & juridique
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Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs au siège.
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Préparation de documents administratifs et juridiques simples.
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Veille au respect des procédures internes et des normes réglementaires.
Compétences clés
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Relationnelles :
Sens de l’accueil, écoute active, diplomatie, discrétion.
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Organisationnelles :
Rigueur, ponctualité, gestion des priorités et des imprévus.
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Linguistiques :
Maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais (oral et écrit). L’italien est un atout.
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Techniques :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Indicateurs de performance
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Qualité de l’accueil :
Satisfaction des visiteurs et interlocuteurs.
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Efficacité administrative :
Respect des délais et fiabilité des livrables.
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Polyvalence :
Capacité à gérer plusieurs missions simultanément avec calme et méthode.